Przepisy dotyczące ochrony prywatności w miejscu pracy dotyczące numerów ubezpieczenia społecznego

Kodeks handlowy i handlowy stanu Texas określa szereg ograniczeń dotyczących korzystania z numerów ubezpieczenia społecznego pracowników i klientów. Używanie numeru ubezpieczenia społecznego dla informacji podatkowych dla pracowników i sprawdzanie przeszłości oraz niektórych transakcji jest zgodne z prawem. Polityka prywatności jest niezbędna przy zbieraniu numeru ubezpieczenia społecznego i musi określać zabezpieczenia, które firma musi legalnie spełnić, aby chronić ten numer.

Ogólnego stosowania

Obowiązują pewne ograniczenia dotyczące korzystania z numerów ubezpieczenia społecznego dla pracodawców. Zgodnie z prawem w Teksasie nielegalne jest wyświetlanie numerów ubezpieczenia społecznego lub udostępnianie ich społeczeństwu. Obejmuje to również wymaganie numeru ubezpieczenia społecznego na karcie lub dokumencie niezbędnym dla produktu lub usługi. Firma może poprosić o numer Social Security dla niektórych transakcji, ale musi wyrazić zgodę i podpisać politykę prywatności. Polityka ta musi wyjaśniać, w jaki sposób informacje są gromadzone, wykorzystywane, chronione i ostatecznie niszczone. Musi także wymienić, kto ma dostęp do informacji.

Korzystanie z Internetu

Przesyłanie numerów ubezpieczenia społecznego przez Internet jest dozwolone pod pewnymi warunkami. Firma nie może wymagać od nikogo wysyłania swojego numeru ubezpieczenia społecznego przez Internet, chyba że połączenie jest bezpieczne, a numer jest zaszyfrowany. Firma nie może również wymagać numeru Social Security, aby uzyskać dostęp do strony internetowej, chyba że istnieje osobiste hasło lub identyfikator dla bezpieczeństwa.

Korzystanie z poczty

Zasadniczo na mocy prawa w Teksasie nielegalne jest wysyłanie jakichkolwiek wiadomości e-mail z numerem ubezpieczenia społecznego. Jeden główny wyjątek, gdy prawo stanowe lub federalne wymaga, aby materiały zawierały numer ubezpieczenia społecznego. Inne wyjątki dotyczą niektórych procesów składania wniosków lub rejestracji, likwidacji kont lub umów oraz potwierdzania numerów ubezpieczenia społecznego.

Identyfikacja

Firma może zbierać numer ubezpieczenia społecznego od klienta w celu identyfikacji podczas pewnych transakcji lub zwrotów towarów. Numer ubezpieczenia społecznego może służyć jedynie do identyfikacji osoby lub zapobiegania nieuczciwym transakcjom. Firma nie może ujawnić numeru nikomu, kto nie był zaangażowany w pierwszą transakcję i musi zostać zniszczony sześć miesięcy po dacie sprzedaży.

Rozważania

Różnice w zasadach ochrony prywatności i polityce prywatności obowiązują w niektórych branżach. Osoby pracujące w sektorze edukacji, zdrowia, ubezpieczeń i finansów są związane różnymi zasadami.