Strategie budżetowania zerowego

Budżet oparty na zera rozpoczyna się od pustej planszy. Każdy element zamówienia wymaga wyjaśnienia i uzasadnienia potwierdzającego, że spełnia on aktualne potrzeby i zasoby firmy. Proces może być szczegółowy i czasochłonny. Jednak staranne planowanie skraca wymagania czasowe procesu, a podejście grupowe do budżetowania zapewnia wszystkim pracownikom możliwość uczestniczenia i poczucia odpowiedzialności za cele firmy, co może być korzystne dla małych firm i startupów.

Zalety zerowych budżetów

Firmy używają jednej z dwóch metod budżetowania, a czasem kombinacji tych dwóch, aby stworzyć swoje budżety. Przyrostowa metoda budżetowa zwielokrotnia wyniki finansowe z roku ubiegłego o wartość procentową w oparciu o trendy branżowe i inflację, aby wytworzyć budżet na bieżący rok. Ta metoda zwykle zapewnia budżet, który powtarza rok poprzedni na poziomie dostosowanym przez mnożnik. Druga metoda, oparte na zerowaniu, zapewnia alternatywną metodę podejścia inkrementalnego. Nieprzestrzeganie wcześniejszych wyników zmusza firmę do zbadania wszystkich swoich wydatków. Kieruje zasoby firmy do bieżących potrzeb, a nie automatycznie do miejsca, w którym trafiły w zeszłym roku. Menedżerowie tworzący budżet zerowy muszą myśleć w kategoriach tworzenia wydajności i nowych możliwości dla firmy. Budżetowanie zerowe wymaga od menedżerów szkolenia myślenia strategicznego i opiera się na umiejętnościach menedżerów w zakresie uczciwej oceny ich części przedsiębiorstwa.

Strategia samozaparcia

Budżetowanie z zerową stawką daje szansę na wdrożenie narzuconego budżetowania, procesu, który wykorzystuje osoby na wszystkich szczeblach firmy do tworzenia budżetu. Ta strategia daje pracownikom poczucie własności celów firmy i wynikającego z niej budżetu. Zobowiązanie do realizacji celów firmy często wzrasta wśród osób, które pomogły sformułować te cele. Ponadto ci, którzy są najbliżej pracy, mają tendencję do generowania dokładniejszych budżetów; menedżerowie usunięci z rzeczywistej pracy mogą mieć nierealistyczne oczekiwania. Narzucona przez siebie strategia redukuje również skargi na nierealistyczne lub niewykonalne budżety nałożone z góry. Mniejsze firmy i startupy w szczególności mogą skorzystać z tego poczucia udziału w pracach zespołowych.

Narracja wydatków

Zero budżetu wymaga uzasadnienia wszystkich wydatków w budżecie firmy. W połączeniu ze strategią samo-narzucania zarządzanie powinno wymagać od menedżerów jednostek napisania krótkiego opisu każdego elementu zamówienia w budżecie. Pozwól im wyjaśnić, dlaczego muszą wydać te pieniądze i jak firma z nich skorzysta. W miarę, jak firma przechodzi przez rok budżetowy, wszyscy dobrze rozumieją, co oznaczają liczby w arkuszu kalkulacyjnym. Na przykład, jeśli kierownik produkcji opiera swój wydatek na budowaniu 5 000 jednostek, może wyjaśnić zwiększony koszt, wskazując na 6 000 jednostek produkcyjnych.

Zarządzanie procesem budżetowym

Budżetowanie zerowe wymaga zaangażowania czasu i zasobów, które mogą przekraczać możliwości małej firmy. Z tego powodu firma może uważać za celowe tworzenie budżetu zerowego raz na kilka lat i wykorzystywanie przyrostowych budżetów w latach pomiędzy. Firma może ustanowić harmonogram, zgodnie z którym każda jednostka operacyjna będzie generować zerowy budżet raz na kilka lat, ale co najmniej jedna jednostka będzie generować taki budżet każdego roku. Zastosowanie jednej z tych strategii pomaga małym firmom czerpać korzyści z budżetowania zerowego bez konieczności przeprowadzania całego procesu w skali całego przedsiębiorstwa co roku.