Najlepsza droga dla HR do wyjaśnienia W-4

Zadaniem pracowników jest prawidłowe wypełnianie formularzy W-4 i przekazywanie ich do działu płac w odpowiednim czasie. Jednak forma może być myląca, dlatego najlepiej jest, aby personel działu kadr wyjaśnił znaczenie prawidłowego wypełniania formularza dla wszystkich nowych pracowników.

Metoda szkolenia

Jeśli wielu pracowników jest zatrudnionych w tym samym czasie, możesz objaśnić formularz wszystkim tym samym osobom. Jeśli są zatrudnieni w innym czasie, objaśnij formularz każdemu z nich osobno. Osobiście przekazuj informacje, zamiast polegać wyłącznie na podręcznikach elektronicznych lub podręcznikach papierowych. Dzięki temu pracownicy mogą zadawać pytania i uzyskiwać odpowiedzi na miejscu.

Odprawy

Przekaż wagę uprawnień na W-4. Wyjaśnij, że ulgi obniżają dochód podlegający opodatkowaniu, a jeśli roszczą sobie więcej, niż są uprawnione, mogą skończyć się na tym, że Urząd Skarbowy przyjdzie na podatki. Przejdź przez linie od A do G w sekcji Arkusza uprawnień osobistych, aby uzyskać dokładną sumę dla wiersza H arkusza roboczego, a ostatecznie dla wiersza 5 sekcji Świadectwo uprawnień do zasiłku dla pracowników W-4.

Status zgłoszenia

Podaj status zgłoszenia wpływu na wstrzymanie płatności. Status pojedynczy jest najwyższym przedziałem podatkowym, a status małżeństwa jest najniższy. Jeśli żonaty pracownik chce więcej potrącanego podatku, ponieważ zarówno on, jak i jego współmałżonek pracują, może wybrać opcję "Żonaty, ale wstrzymanie przy wyższej stawce jednorazowej". Powinien sprawdzić odpowiedni status zgłoszenia w wierszu 3 zaświadczenia o pobieraniu u źródła.

Zwolniony z wstrzymania

Przekazać warunki, w których pracownicy mogą ubiegać się o zwolnienie z potrącenia podatku i jak wypełnić formularz, jeśli się do niego kwalifikują. Począwszy od 2013 roku, jeśli ktoś inny może ubiegać się o pracownika jako zależnego od jego zeznania podatkowego, a dochód pracownika przekracza 1000 USD i obejmuje niezrealizowane dochody w wysokości ponad 350 USD, nie może ubiegać się o zwolnienie w wierszu 7 formularza.

Druga strona

Podczas gdy niektórzy pracownicy mogą wymagać ukończenia tylko pierwszej strony W-4, inni mogą również wypełnić drugą stronę. Wyjaśnij warunki ubiegania się o odliczenia i korekty na stronie 2, które mają wpływ na kwotę, o jaką pracownicy powinni ubiegać się w wierszu H arkusza roboczego i wierszu 5 pierwszej strony. Jeśli pracownicy mają więcej niż jedno stanowisko pracy lub pracują razem z małżonkami, powinni wypełnić arkusz roboczy "Two-Earners / Multiple Works", co skutkuje dodatkową kwotą potrącenia, która powinna trafić do linii 6 na stronie 1.

Konsekwencje W-4

Wyjaśnij kary nieprawidłowego wypełnienia formularza lub jego braku. W pierwszym przypadku roszczenie zbyt dużej liczby uprawnień może spowodować, że IRS przejrzy potrącenie u pracownika za dokładność i ewentualnie wyśle ​​list zawierający blokadę, aby zmienić uiszczenie na odpowiednią kwotę. W tym drugim przypadku, musisz zatrzymać w najwyższym przedziale podatkowym pojedynczy status z zerowymi uprawnieniami, dopóki pracownik nie skręci w formularzu. Ponadto IRS może obciążyć pracowników, którzy umieszczają nieprawdziwe informacje na temat swoich W-4 karą 500 $.

Rozważania

Zachęcaj pracowników do sprawdzania swoich W-4 każdego roku i, jeśli to konieczne, do złożenia nowej na czas listy płac, której oczekują zmiany. Skorzystaj z internetowego kalkulatora potrącenia podatku IRS, który pomoże im prawidłowo wypełnić formularz, aby nie przepłacać ani nie płacić federalnego podatku dochodowego.