O elektronicznym zarządzaniu zasobami ludzkimi

Foldery Manila, dokumenty papierowe, kopiarki i stalowe szafki na dokumenty stają się przeszłością, gdy firma wdraża elektroniczne zarządzanie zasobami ludzkimi. Elektroniczne zarządzanie zasobami ludzkimi, znane również jako E-HRM, wykorzystuje technologię internetową do tworzenia systemu informacji HR. Podczas gdy bardzo małe lub nowe firmy mogą uznać wdrożenie E-HRM za niepotrzebne lub po prostu zbyt kosztowne, wielu z nich ponownie rozważa po osiągnięciu progu około 100 pracowników. Każdy właściciel małego przedsiębiorstwa, nawet zdalnie rozważający E-HRM, powinien jednak w pełni zrozumieć cechy, zalety, ograniczenia i opcje wdrożenia przed podjęciem decyzji, czy zainwestować w system E-HRM.

Podstawowe koncepcje

W miarę rozwoju małej firmy nawet najbardziej dobrze zorganizowany właściciel lub pracownik działu HR może zostać przytłoczony zarządzaniem i utrzymaniem ręcznego systemu HR. Zbyt dużo pracy i zbyt mało czasu może być przyczyną błędów w danych, opóźnień w zatrudnianiu i szkoleniu nowych pracowników oraz, w najgorszym przypadku, braku zainteresowania wewnętrznymi kontrolami HR. E-HRM może zmienić sposób działania działu HR poprzez automatyzację niektórych lub wszystkich procesów HR. Obejmuje to, ale nie ogranicza się do takich procesów, jak prognozowanie, rekrutacja, selekcja, zarządzanie wydajnością, planowanie przepływu pracy i rekompensata dla pracowników. Automatyzacja może także zapewnić, że mała firma konsekwentnie przestrzega wewnętrznych i wewnętrznych mechanizmów bezpieczeństwa i prywatności.

Rodzaje, cele i narzędzia

E-HRM może być wdrożony jako całość lub część zgodnie z typem i celami. Operacyjny E-HRM koncentruje się na zadaniach administracyjnych związanych z zasobami ludzkimi, takich jak lista płac, zarządzanie informacjami o pracownikach oraz prośby o urlop lub czas oczekiwania. Relacyjny E-HRM wspiera dyrektywy rekrutacyjne, rekrutacyjne i szkoleniowe oraz pomaga właścicielom firm lub kierownikom działów w zarządzaniu wydajnością pracowników. Transformacyjny E-HRM koncentruje się na celach strategicznych, takich jak zarządzanie wiedzą i prognozowanie zasobów ludzkich. Każda funkcja korzysta z narzędzi internetowych, takich jak baza danych pracowników, elektroniczne tablice ogłoszeń w witrynie zawodowej lub biznesowej, oceny online pracowników, e-learning i e-szkolenia dostępne dla potencjalnych pracowników, obecnych pracowników, kierowników działów i właściciela firmy. .

Koszty vs. Korzyści

Całkowity koszt zakupu, instalacji, przeprowadzenia szkoleń i utrzymania systemu E-HRM jest bardzo zróżnicowany. Na przykład CostOwl.com zgłasza koszty podstawowego, gotowego systemu HR dla bardzo małej firmy, która może kosztować około 1000 USD. Bardziej złożone systemy klient-serwer, które wymagają opłat licencyjnych za oprogramowanie, zaczynają się od około 40 do 100 USD na użytkownika w przypadku firmy zatrudniającej 50 pracowników. Całkowite koszty wzrosną do około 200 do 300 USD na użytkownika, jednak wraz ze wzrostem złożoności systemu E-HRM. Oceniając bezpośrednie koszty zakupu, ważne jest, aby wziąć pod uwagę zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie oszczędności i korzyści finansowe dla firmy. Bezpośrednie oszczędności kosztów, takie jak koszty robocizny, przechowywania i bezpieczeństwa, mogą w niektórych firmach być bledsze w porównaniu do korzyści, jakie firma może doświadczyć dzięki większej wydajności i produktywności.

Ograniczenia i rozważania

Rozwijając pełne zrozumienie E-HRM, ważne jest również rozważenie ograniczeń E-HRM. Oprócz czynników związanych z kosztami bezpośrednimi, które same w sobie mogą być znaczącymi czynnikami ograniczającymi, można również uwzględnić sposób myślenia, znajomość technologii i ograniczenia zaufania. Jednym z najbardziej znaczących jest nastawienie, które niektórzy mogą przechodzić od kontaktu twarzą w twarz z wirtualnym środowiskiem HR. E-HRM rzeczywiście depersonalizuje HR przynajmniej do pewnego stopnia i jest ograniczeniem, które należy pokonać, aby zapewnić sukces. Może także stresować lub zrazić pracowników, którzy mogą nie być obeznani z komputerami lub technologią internetową. Tworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się bezpiecznie i który chroni bezpieczeństwo i prywatność danych osobowych, może, bez silnych i skutecznych kontroli wewnętrznych, stanowić istotny czynnik ograniczający.