Jak napisać firmową wiadomość e-mail do klienta z powodu niepoprawnego zamówienia

Biznesowy adres e-mail służy do wielu celów wysyłanych w związku z niedokładnym zamówieniem. Służy jako dokument prawny, przeprosiny i rezolucja. Próbuje poprawić niedokładność, zachowując przy tym klienta. Skuteczny e-mail zapewnia przejrzyste informacje i możliwe do osiągnięcia procedury, które prowadzą klienta płynnie przez proces rozwiązywania zamówienia.

1.

Traktuj e-mail jako elektroniczną wersję papierową. Uwzględnij wszystkie formalne elementy standardowego pisma biznesowego w firmowym e-mailu. Wpisz datę odpowiedzi i postępuj zgodnie ze stosownym numerem zamówienia oraz profesjonalnym pozdrowieniem, takim jak "Drogi Doktorze A. Smith" lub "Drogi Panie John F. Smith."

2.

Skorzystaj z pierwszego akapitu wiadomości e-mail, aby przedstawić krótkie wprowadzenie. Przedstaw się, opisz informacje o zamówieniu i upewnij się, że klient poprawi jego niedokładność.

3.

Wyjaśnij szczegóły zamówienia w poniższych akapitach. Wymień informacje o produkcie, które klient powinien otrzymać, w porównaniu z tym, co zostało faktycznie wydane. Wyjaśnij dostępne opcje, aby rozwiązać niedokładne zamówienie i kroki, które firma podejmie w celu przyspieszenia rozwiązania, takie jak przesyłka ekspresowa lub dostawa tego samego dnia. Bądź jasny i uprzejmy.

4.

Skorzystaj z końcowych akapitów, aby wyrazić uznanie. Podziękuj klientowi za jego działalność i cierpliwość. Podaj informacje kontaktowe i godziny pracy przedstawiciela lub działu, które mogą pomóc klientowi w przypadku jakichkolwiek pytań i wątpliwości. Przypomnij klientowi, aby odniósł się do numeru zamówienia, kontaktując się z działem w razie pytań i wątpliwości.

5.

Zakończ służbową wiadomość e-mail z profesjonalnym zamknięciem, na przykład "Pozdrowienia" lub po prostu "Dziękuję". Upewnij się, że podpis zawiera tytuł firmy i informacje kontaktowe, jeśli jest inny niż informacje zawarte w akapicie zamykającym.

6.

Użyj formatu blokowego dla wiadomości e-mail, a cały tekst zaczyna się w jednej linii na lewym marginesie. Użyj czcionki i rozmiaru, który jest łatwy do odczytania, takich jak Times New Roman 12 lub Arial 10, i zawierają podwójne spacje między każdym akapitem.