Wada standardowej notatki do komunikacji w biznesie

Marynarka wojenna USA poświęca cały rozdział swojej instrukcji korespondencyjnej z 2010 r. Do właściwego wykonywania notatek. Dokument obejmuje formatowanie i cele różnych rodzajów memorandów, w tym tych, które mają na celu rejestrowanie notatek ze spotkań, dokumentowanie ustnego porozumienia, ogłoszenie decyzji i zarys procedur. Krytycy mogą twierdzić, że w świecie e-maili, wiadomości tekstowych i wideokonferencji standardowa notatka jest przestarzałym sposobem komunikacji, szczególnie dla firm.

Długość i ostrość

Jedną z wad standardowych notatek jest to, że mają one zawierać jedną lub dwie strony informacji. Dzięki temu są mniej użytecznym narzędziem do komunikowania złożonych tematów. Notatki mają również skupiać się na jednym temacie, więc nie są dobrym wyborem, jeśli chcesz przekazać pracownikom wiele obszarów informacji.

Koszty i opóźnienia

Po napisaniu standardowej notatki biznesowej, musisz ją wydrukować lub skopiować w celu dystrybucji wśród pracowników. Oznacza to, że płacisz za papier, na którym drukowana jest notatka, oraz za czas pracownika na skopiowanie i rozpowszechnienie komunikacji. Ponadto proces dystrybucji wymaga czasu, co opóźnia otrzymywanie przez pracowników informacji. Osoby, które często nie sprawdzają skrzynki pocztowej lub skrzynki odbiorczej, mogą nie otrzymywać twoich informacji przez wiele godzin lub nawet dni po ich rozprowadzeniu.

Formalność

Z notatkami biznesowymi wiąże się formalny ton, co czyni je złym wyborem do przekazywania poufnych informacji. Jeśli chcesz zdyscyplinować pracownika lub poinformować grupę pracowników o zbliżających się zwolnieniach, lepszym rozwiązaniem jest komunikacja twarzą w twarz. Pozwala ci włączyć komunikację niewerbalną do twoich wiadomości i interpretować odpowiedź drugiej osoby, obserwując jej mowę ciała. Odbiorcy Twojej wiadomości mogą również czuć się bardziej doceniani przez firmę, ponieważ poświęciłeś czas, aby porozmawiać z nimi osobiście.

Komunikacja jednokierunkowa

Ponieważ menedżerowie używają standardowych notatek do ogłaszania decyzji lub wydawania dyrektyw, te elementy komunikacji mogą mieć poczucie ostateczności. W przeciwieństwie do spotkania grupowego, w którym pracownicy mogą zadawać pytania lub wyrażać opinie, notatka może pozostawić im poczucie, że temat nie jest otwarty do dyskusji.