Skuteczna komunikacja i prezentacje

Niezależnie od tego, czy raportujesz o projekcie, który jest gotowy, rzucasz coś swoim pracownikom, czy robisz prezentację klientom, zasady skutecznej komunikacji są takie same. Skoncentrowanie się na organizacji wiadomości pomoże ci lepiej przedstawić to, co masz do powiedzenia, i zaprosić ludzi do swoich pomysłów i propozycji.

Publiczność

Pierwszym krokiem do stworzenia skutecznej prezentacji jest analiza odbiorców. Oznacza to wykroczenie poza to, kim są i myślenie o tym, jakie są ich umiejętności, potrzeby i zainteresowania. Aby zachęcić ludzi do zakupu tego, co prezentujesz, musisz zapewnić im korzyści. Z pracownikami może to oznaczać ułatwienie pracy dzięki nowym systemom, które proponujesz, lub pomoc w obniżeniu kosztów i zwiększeniu zysków - co oznacza dla nich większe bezpieczeństwo pracy. Twoi klienci oczekują korzyści, takich jak poprawiona jakość, skrócony czas wysyłki, większa sprzedaż, wyższe zyski i lepsza obsługa klienta.

Cel, powód

Zanim rozpoczniesz tworzenie prezentacji, wymień cele, które posiadasz, według ważności. Częstym błędem prezenterów jest skupienie się na tym, co chcą wydobyć z prezentacji, na przykład sprzedawca mający nadzieję na podpisanie umowy. Zamiast tego skoncentruj się na tym, jakie korzyści najpierw chcesz przekazać odbiorcom, a które pomogą Ci przekonwertować je na partnerów, którzy będą chcieli Ci pomóc. Gdy znasz już swoje cele, będziesz wiedział, jak rozpocząć i zakończyć prezentację, obiecując korzyści na początku rozmowy, a następnie powtarzając ją na końcu.

Struktura prezentacji

Twoja prezentacja powinna opierać się na trzystopniowym podejściu, które rozpoczyna się od poinformowania widzów o tym, co usłyszą i dlaczego jest dla nich ważna. Gdy będą zainteresowani usłyszeniem twoich informacji, będą gotowi na rozmowę. Druga część prezentacji powinna dostarczyć to, co obiecałeś. Tutaj podajesz szczegóły, które potwierdzają Twoją obietnicę otwarcia. Zakończ prezentację podsumowaniem i wezwaniem do działania, przypominając odbiorcom o korzyściach, które obiecałeś na początku rozmowy i mówiąc im, jak mogą to osiągnąć.

Wskazówki dotyczące prezentacji

Dodaj elementy wizualne do prezentacji, aby ułatwić widzom oglądanie porównań lub konkretnych informacji zamiast abstrakcyjnych koncepcji. W zależności od poziomu kompetencji technologicznych możesz użyć suchej tablicy do wymazywania, flipchartu, rysunków, ilustracji, pokazu slajdów lub prezentacji PowerPoint. Zadawaj pytania podczas prezentacji, aby przyciągnąć uwagę publiczności. Twoje pytania powinny być proste i generować odpowiedzi, które chcesz, i może po prostu spróbuj poprosić członków publiczności, aby stali się częścią procesu i ustnie się z tobą zgadzają. Trzymaj okres pytań i odpowiedzi na końcu swojej prezentacji, aby upewnić się, że nikt nie pozostawi żadnych pytań ani nieporozumień dotyczących tych informacji. Sesja pytań i odpowiedzi daje możliwość usłyszenia wątpliwości lub zastrzeżeń i natychmiast je eliminuje.