Skuteczne etapy komunikacji

Komunikacja jest niezwykle ważna w biznesie, pozwala menedżerom budować zaufanie i ma kluczowe znaczenie dla podstawowych funkcji firmy. W ciągu ostatnich kilku dziesięcioleci style zarządzania przeszły od zamawiania ludzi do zarządzania partycypacyjnego, gdzie komunikacja służy do motywowania i wzmacniania pracowników. Wraz z postępem globalizacji wzrosło zapotrzebowanie na przejrzystą komunikację, a zdolność skutecznego komunikowania się w różnych kulturach ma kluczowe znaczenie dla powodzenia wielu firm.

Ustanów zaufanie

Według eksperta od komunikacji Evana Carmichaela zaufanie jest niezbędne dla dobrej komunikacji. Carmichael sugeruje, że nieufność może nadejść, gdy jedna osoba nie wie, co myśli druga. Jednym ze sposobów na ustanowienie zaufania jest szczerość i zwięzłość w stwierdzeniu dokładnie tego, czego pragniesz, a nie obawa przed mówieniem o porażce lub problemach, z jakimi ma do czynienia organizacja. Mówienie prawdy buduje zaufanie. Innym sposobem na zbudowanie zaufania jest zadawanie pytań na temat wyzwań stojących przed klientami i pracownikami.

Słuchaj aktywnie

Aktywne słuchanie polega na pokazaniu drugiej osobie, że naprawdę rozumiesz, o czym mówią. Podczas aktywnego słuchania koncentrujesz się na osobie lub ludziach, których słuchasz, i pokazujesz, że rozumiesz, zmieniając swoje kluczowe punkty we własne słowa. Słuchanie jest łatwiejsze, jeśli wyeliminujesz zakłócenia podczas rozmów - spróbuj nie patrzeć na e-maile, nie rozglądać się w kółko ani nie odbierać telefonu podczas słuchania. To sprawia, że ​​druga osoba czuje, że to, co ma do powiedzenia, jest ważne i ma twoją pełną uwagę.

Sprzężenie zwrotne

Dobra komunikacja polega na przekazywaniu i otrzymywaniu informacji zwrotnych. Sarah Fenson, w "Inc" sugeruje unikanie konfrontacji podczas udzielania informacji zwrotnych, dostarczając konkretnych przykładów tego, z czego jesteś niezadowolony i zawsze włączając pozytywne komentarze. Ważne jest również, aby poprosić o opinie od innych. Zapytaj klientów i pracowników o komentarze na temat przebiegu prac. Możesz używać nieformalnych codziennych rozmów, ankiet lub spotkań kończących projekt.

Bądź wrażliwy

Zamiast reagować emocjonalnie na komentarz lub sytuację, właściciel małej firmy i ekspert ds. Komunikacji, Alyssa Gregory sugeruje, że ważne jest, aby zachować spokój i działać profesjonalnie. Podkreśla również znaczenie szybkiego reagowania na krytykę lub problemy, aby uniknąć drobnego incydentu z powodu większych kryzysów. Zachowując spokój, będziesz bardziej efektywny w komunikacji i łatwiej będzie przemyśleć problemy.

Zaproś udział

Umożliwienie udziału pracowników w podejmowaniu decyzji usprawnia przepływ informacji, daje pracownikom większe uprawnienia i może prowadzić do lepszej komunikacji i lepszej wydajności. Ray Beavers, dyrektor generalny United Counsellative Services w Cleburne w Teksasie, zdobył nagrody za umiejętności komunikacyjne, angażując pracowników w planowanie na wszystkich szczeblach biznesu. Stworzył również wiceprezesa ds. Komunikacji i zapewnia swoim pracownikom szkolenia komunikacyjne. Innymi sposobami zachęcania do uczestnictwa są regularne spotkania informacyjne lub notatki oraz tablica informacyjna, w której pracownicy i menedżerowie mogą zamieszczać pomysły.

Pisz dobrze

Eksperci tacy jak Gregory podkreślają umiejętność pisania dobrze jako warunek skutecznej komunikacji. Nie możesz promować swoich pomysłów lub biznesu, jeśli nie umiesz pisać jasno i zwięźle. Ankieta przeprowadzona w 2005 roku przez 120 dyrektorów ds. Zasobów ludzkich przez National Commission on Writing wykazała, że ​​ludzie, którzy nie potrafią pisać wyraźnie, są mniej skłonni do zatrudnienia lub do awansu niż ci, którzy potrafią pisać dobrze. Podobnie jak inne umiejętności, dobre pisanie wymaga praktyki i treningu. Jeśli nie jest to Twoja mocna strona, rozważ wzięcie udziału w kursie pisemnym lub współpracy z kolegą, aby doskonalić swoje umiejętności.