Efektywne korzystanie z poczty e-mail

Korzystanie z poczty e-mail jest zwykle wygodniejsze niż używanie bardziej formalnych środków komunikacji, ale wielu nie ma pewności, jak skutecznie jej używać. Jeśli nie czujesz się komfortowo, korzystając z poczty e-mail, zapoznanie się z podstawami może pomóc Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i energii na komunikację z innymi.

Pisanie wiadomości e-mail

Korzystając z poczty e-mail, musisz wiedzieć, jak skutecznie pisać wiadomości. Rozpocznij od stworzenia interesującej i fascynującej linii tematycznej. Wiele osób nie czyta swoich e-maili z powodu braku czasu. Wiele usuniętych e-maili jest wybieranych do usunięcia na podstawie ich tematu. Po napisaniu wiersza tematu skoncentruj się na napisaniu zwięzłej i czytelnej wiadomości. Chociaż należy poprawnie używać pisowni i interpunkcji, nie jest to oficjalny list biznesowy, który wymaga wszystkich tych samych formalności.

Zarządzanie czasem

Jeśli chodzi o korzystanie z poczty e-mail, musisz uważać, jak spędzasz czas. Jeśli nie jesteś ostrożny, łatwo jest marnować mnóstwo czasu na obsługę wiadomości e-mail. Zazwyczaj najskuteczniej jest poświęcić określony czas na sprawdzenie wiadomości e-mail i radzenie sobie z nią. Jeśli masz skonfigurowany system powiadomień e-mail, możesz ciągle sprawdzać pocztę e-mail i odpowiadać na nią. Jeśli poświęcisz pewien czas na sprawdzenie poczty e-mail, zwykle robisz to w znacznie bardziej efektywny sposób.

Organizowanie

Po rozpoczęciu korzystania z poczty e-mail wiadomości mogą zacząć szybko przychodzić. Kiedy tak się dzieje, często można zezwolić na gromadzenie się wiadomości w skrzynce odbiorczej. Zazwyczaj lepszym rozwiązaniem jest uporządkowanie wiadomości, dzięki czemu skrzynka odbiorcza jest bardziej wydajna. Skonfiguruj foldery dla określonych grup wiadomości e-mail. Usuń wiadomości, których nie potrzebujesz. Jeśli zezwalasz na umieszczanie wiadomości w skrzynce odbiorczej, po drodze możesz przeoczyć niektóre ważne.

Odpowiadanie na e-mail

Po otrzymaniu wiadomości e-mail i wymaga odpowiedzi, ważne jest, aby odpowiedzieć w sposób profesjonalny. Spróbuj odpowiedzieć w rozsądnym czasie. Odpowiadaj tylko na e-maile, które wymagają konkretnych odpowiedzi. Kiedy odpowiadasz, nie odpowiadaj wszystkim w większości sytuacji. Zamiast tego po prostu odpowiedz na osobę, która wysłała Ci wiadomość. Spróbuj też powstrzymać pokusę przekazywania wiadomości e-mail często do wszystkich osób znajdujących się na Twojej liście kontaktów.