Wytyczne dotyczące sprawdzania transakcji biznesowych

Wiele małych firm - zwłaszcza detalistów - zapewnia konsumentom możliwość akceptowania różnych form płatności za produkty lub usługi. Niektórzy sprzedawcy detaliczni umożliwiają klientom wypłatę czeku biznesowego, zazwyczaj czeku na liście płac, a także pobierają nominalną opłatę za usługę lub wypłacają czek za darmo, jeśli rachunek klienta przekracza pewną kwotę. Chociaż zarabianie na kontroli biznesowej może poprawić lojalność klientów i ich zadowolenie, właściciele firm powinni dokładnie przemyśleć ryzyko i korzyści, a następnie ustalić odpowiednie zasady akceptacji.

Standardy polityki

Ustanowić jasne zasady dotyczące rodzajów kontroli, które można zaakceptować. Ogólnie rzecz biorąc, firmy nie akceptują czeków z datą, czeków starszych niż 90 dni lub czeków o wartości przekraczającej 10 000 USD. Limit 10 000 USD dotyczy federalnych przepisów dotyczących prania pieniędzy; każda transakcja z udziałem 10 000 $ w gotówce wymaga złożenia raportu transakcji walutowej w Internal Revenue Service.

Trenuj swoich pracowników, aby sprawdzali kontrole biznesowe, aby sprawdzić, czy każda kontrola ma datę, nazwę odbiorcy płatności, kwotę w dolarach z cyframi i pasującym tekstem, podpis, nazwę płatnika i numery kont wzdłuż dolnej krawędzi czeku. Poinstruuj ich, aby zlecili klientowi podpisanie czeku w obecności pracownika biura.

Jeśli Twoja firma pobiera opłatę za usługę za wykonanie czeku biznesowego, opublikuj tę informację w widocznym miejscu, aby uniknąć nieporozumień.

Sprawdź zatwierdzenia

Detaliści zazwyczaj nie mają możliwości sprawdzenia, czy kontrola biznesowa jest ważna, więc rozważ subskrypcję usługi izby rozrachunkowej, takiej jak Telecheck, w celu uzyskania natychmiastowych zatwierdzeń w trakcie kontroli biznesowych. Należy również zapewnić urzędnikom wytyczne dotyczące tego, jak dużą część czeku i ile czeków mogą uzyskać dla danego klienta przed uzyskaniem zgody kierownictwa.

Identyfikacja klienta

Podobnie jak w przypadku kontroli osobistych, urzędnicy muszą zweryfikować tożsamość swoich klientów i upewnić się, że przedstawiony identyfikator odpowiada nazwie i adresowi wydrukowanemu na czeku biznesowym. Poinstruować pracowników, że muszą odnotować numer identyfikacyjny i datę ważności każdego ważnego prawa jazdy lub legitymacji wydanej przez państwo na odwrocie czeku i zweryfikować podpis potwierdzenia tożsamości.

Oszustwo i odzyskanie

Publicznie publikuj swoje zasady dotyczące złych kontroli. Wielu sprzedawców pobiera stałą opłatę za każdy odesłany czek, często od 15 do 30 USD za każde zdarzenie, i wiąże odpowiedzialność z klientem, a nie z firmą wystawiającą czek. Upewnij się, że pisemna polityka sprawdzania i akceptacji informuje klienta, że ​​jest ona odpowiedzialna, jeśli czek z jakiegokolwiek powodu zostanie odrzucony.

Monitoruj biuletyny od Federalnej Komisji Handlu (FTC) o różnych zorganizowanych oszustwach działających w Twojej okolicy i monitoruj powiadomienia FTC pod kątem oznak potencjalnych oszustw wśród klientów.

Adnotacje

Szkolę swoich pracowników, jak rozpoznać typowe problemy z popieraniem. Wyzwania te obejmują kontrole osób trzecich (kontrole, które są dokonywane na rzecz jednej osoby, która podpisuje się z powrotem i pisze, "zapłać na kolejność" kogoś innego) i kontrole, które wymagają wielu podpisów. Na przykład czek dokonany na rzecz męża i żony musi zostać podpisany przez obie strony.

Nie pozwalaj urzędnikom akceptować czeków z restrykcyjnymi rekomendacjami. Na przykład, niektórzy piszą "bez regresu" na czeku, co oznacza, że ​​firma spieniężająca czek zgadza się, że w przypadku problemu z czekiem firma nie może dochodzić odszkodowania od osoby, która go przedstawiła.