Wytyczne dotyczące pisania zasad i procedur

Zasady i procedury lub wytyczne opracowane w celu planowania celów długoterminowych są tworzone w celu pomiaru spójności w biznesie. Dobrze napisane zasady i procedury odnoszą się nie tylko do tego, czy firma jest zgodna z wytycznymi stanowymi i federalnymi, ale także omawia sposoby prowadzenia działalności, koncentrując się na zarządzaniu ryzykiem i ulepszaniu sposobu prowadzenia działalności. W szczególności polityki i procedury standaryzują niektóre operacje dla zgodności oraz wyjaśniają komunikację z pracownikami.

Skupiać

W planowaniu dokumentacji zdecyduj się na fokus. Unikaj tworzenia zasad i procedur dla każdego kroku w dziale, np. Jak odbierać telefon. Zamiast tego pracuj w fazach i wybierz te działy i ich procesy najbardziej istotne dla firmy, na przykład, jak śledzić zapasy klientów. Sprawdź, czy procesy, które dokumentujesz, mają procedury uznane za dobrze ugruntowane. Priorytetuj każdy proces zgodnie z jego znaczeniem i kontynuuj z każdym działem, aż osiągniesz koniec tej fazy.

Zawartość

Udana dokumentacja powinna zawierać standardowy tekst na górze, który określa cel i zakres procesu, identyfikację odpowiedzialnych działów i definicje kluczowych terminów. Konieczne są również pomiary oceniające wyniki i procesy, a także wszelkie odniesienia do innych dokumentów lub obowiązujących przepisów i regulacji. Ponadto należy dołączyć formularze związane z opisanymi procesami, takie jak formularze zasobów, formularze informacji o klientach lub inne dokumenty.

Unikać błędów

Unikaj błędów w dokumentowaniu zasad i procedur, stosując się do siedmiu C: kontekstu, spójności, kompletności, kontroli, zgodności, poprawności i jasności, zgodnie z "Przewodnikiem po zasadach i procedurach związanych z pisaniem" w Work.com. Kontekst lub co zawiera dokument powinien wyraźnie opisać, czym są procesy i jak je przeprowadzić. Spójność pomaga stworzyć standardowy sposób pisania zasad i procedur. Pod względem kompletności, zasady i procedury powinny logicznie wyjaśniać procesy bez luk informacyjnych. Kontrola oznacza, że ​​powinieneś wymieniać pomiary, które upewniają się, że proces jest skutecznie wykonywany. Kwestie zgodności lub wytyczne zgodnie z przepisami stanowymi i federalnymi powinny odnosić się do odpowiednich zasad, dla których zostały napisane. Wreszcie, dokumenty powinny być poprawne gramatycznie i zwięzłe.

Poprawa

Możesz zaoszczędzić pieniądze i poprawić wydajność, tworząc zasady i procedury ciągłego doskonalenia. Przestarzała dokumentacja utrudnia Twoją umiejętność rozwiązywania problemów. Rutynowo porównuj dokumentację z bieżącymi procesami i aktualizuj dokumentację zgodnie ze zmianami dynamicznymi.