Jak scentralizować artykuły biurowe

Wielu właścicieli małych firm odkrywa, że ​​przechowywanie materiałów biurowych w różnych obszarach powoduje stratę czasu i pieniędzy. Dostawy mogą szybko ulec dezorganizacji lub zostać utracone, powodując problemy z śledzeniem zapasów. Zarządzany, scentralizowany obszar zaopatrzenia biurowego upraszcza proces przechowywania, lokalizowania, wydawania, śledzenia i uzupełniania zapasów. Pomaga również zapobiegać kradzieży materiałów eksploatacyjnych przez pracowników, która często występuje, gdy wszyscy w biurze mają otwarty dostęp do materiałów biurowych.

1.

Wykonaj inwentaryzację swoich zapasów. Policz wszystkie materiały eksploatacyjne, podziel je na kategorie, takie jak "Materiały biurowe" lub "Materiały eksploatacyjne do drukarek" i utwórz arkusz kalkulacyjny z opisem ilości materiałów eksploatacyjnych według rodzaju.

2.

Wybierz miejsce, w którym chcesz umieścić materiały eksploatacyjne, takie jak puste pomieszczenie lub zamkniętą szafę zasilającą w otwartej części biura.

3.

Przygotuj scentralizowany obszar dostaw. Jeśli wybrałeś pusty pokój, zainstaluj szafki do przechowywania drzwi i szuflad, regały i półki. Jeśli wybrałeś otwartą przestrzeń, zainstaluj zamkniętą szafkę w stylu drzwi, wystarczająco dużą, aby pomieścić wszystkie materiały eksploatacyjne.

4.

Przenieś materiały do ​​obszaru w sposób, który porządkuje je według rodzaju i optymalizuje przestrzeń. Na przykład, umieść luźne materiały biurowe, takie jak długopisy, markery, spinacze, zszywki i taśmy w przezroczystych, oznaczonych etykietach pojemnikach w szufladach lub na środkowych półkach zamiast kartonowych pudełek, aby szybciej je zidentyfikować. Umieść duże lub ciężkie pudełka na niższych półkach lub podłodze, aby uzyskać lepszy dostęp.

5.

Zablokuj obszar przechowywania po zakończeniu przesyłania materiałów eksploatacyjnych.

6.

Utwórz zasady określające, w jaki sposób pracownicy powinni żądać materiałów eksploatacyjnych. Na przykład możesz poprosić pracowników o wysłanie do Ciebie e-maila z prośbą.

7.

Wyślij pocztą e-mail nowe zasady dotyczące żądań materiałów eksploatacyjnych do swoich pracowników i opublikuj je we wspólnych obszarach.

8.

Zaplanuj spotkanie ze swoimi pracownikami, aby przejść do nowej polityki. Jeśli Twoja firma ma personel zarządzający, spotkaj się z menedżerami, aby przejść do polityki, a następnie spotkaj się z pozostałymi pracownikami, aby omówić zasady i odpowiedzieć na wszelkie pytania.

Rzeczy potrzebne

• Szafki
• Biblioteczki
• Półki
• Wyczyść plastikowe pojemniki
• Etykiety

Wskazówki

• Okresowo sprawdzaj zapas zapasów, aby dopasować liczbę zapasów w magazynie do spisu zasobów, aby potwierdzić, że pracownicy nie kradną zapasów.
• Jeśli masz wystarczająco dużo pracowników w swojej firmie, aby przypisać dwóch z nich do zarządzania obszarem zaopatrzenia, przydziel je do wykonywania wszystkich zadań związanych z tworzeniem scentralizowanego obszaru zaopatrzenia i zarządzaniem nim.
• Jeśli masz stare materiały biurowe, których nie używasz od roku lub dłużej, przekaż je szkole lub organizacji charytatywnej, aby nie zajmowały miejsca.