Jak ukrywać nazwy i tworzyć raporty HR Poufne

Dział zasobów ludzkich jest strażnikiem i strażnikiem informacji o pracownikach, dlatego pracownicy działów HR mają wyższy standard poufności. Gdy personel działu kadr tworzy raporty lub dane dotyczące siły roboczej, które zawierają dane o poszczególnych pracownikach, ważne jest, aby chronić dane identyfikacyjne. Personel HR generuje szereg raportów do różnych celów; w związku z tym muszą opracować więcej niż jedną metodę ukrywania informacji identyfikujących pracowników w celu zapewnienia poufności.

Dane EEO

Firmy, które zatrudniają 50 lub więcej pracowników i mają co najmniej 50 000 $ biznesu w kontraktach federalnych, muszą mieć pisemny afirmatywny plan działania. Rozporządzenie wykonawcze 11246 upoważnia również do śledzenia informacji uzyskanych od wnioskodawców i pracowników, takich jak rasa, pochodzenie etniczne, niepełnosprawność i status weterana. Informacje te są nazywane danymi równych szans zatrudnienia. Istnieją dwa sposoby kompilowania danych EEO: zbiorcze raportowanie i raportowanie według pozycji. Nazwiska wnioskodawców i pracowników nie są konieczne dla żadnego z tych raportów; dlatego HR może po prostu zredagować nazwy lub użyć "xxxxx" do ukrycia nazw.

Raporty z badań HR

Personel HR często przeprowadza dochodzenia, aby rozwiązać takie problemy w miejscu pracy, takie jak dyskryminacja i szykanowanie, które potencjalnie naruszają tytuł VII ustawy o prawach obywatelskich lub inne ustawy, które egzekwuje amerykańska Komisja ds. Równych Szans dla Zatrudnienia. Wszystkie informacje związane z dochodzeniem powinny być utrzymywane w poufności w możliwym zakresie i przechowywane w plikach oddzielnych od plików stałego zatrudnienia. Gdy pracownik działu kadr zakończy dochodzenie, zwykle pisze oświadczenie, które broni stanowiska pracodawcy przed złożeniem go do EEOC. Nazwiska pracownika, który twierdził, że firma zaangażowała się w nieuczciwe praktyki zatrudnienia i nazwiska świadków, nie mogą być zamaskowane w oświadczeniu spółki. Nazwiska pracowników muszą zostać ujawnione EEOC. Jeśli jednak pracownicy działu kadr muszą ujawnić dochodzenie osobom spoza EEOC lub działu HR, nazwiska pracowników i świadków mogą być zamaskowane jako "Obciążający pracownika" i "Świadek nr 1", "Świadek nr 2", a więc na. Termin "pracownik obciążający" jest znany praktykom HR.

Identyfikatory

Użyj specjalnych identyfikatorów do raportów HR, które zwykle wymagają nazwisk pracowników, takich jak analiza wynagrodzeń i pozycji. Zastąp nazwiska pracowników identyfikatorem, który łączy cztery ostatnie cyfry numeru ubezpieczenia społecznego i datę zatrudnienia. Na przykład pracownik, który został zatrudniony 15 grudnia 2012 r. I którego ostatnie cztery cyfry numeru ubezpieczenia społecznego to 5650, możesz użyć identyfikatora 121520125650 lub 1220125650, jeśli miesiąc i rok będą wystarczające dla daty zatrudnienia. Jeśli chcesz przeanalizować dane pracowników dotyczące analizy wynagrodzeń na podstawie płci, dodaj M lub F do identyfikatora, chyba że Twój program IT zezwala tylko na wartości numeryczne. W takim przypadku użyj 0 i 1, aby odpowiednio określić pracowników płci męskiej i żeńskiej.

Pracodawcy wielostanowiskowi

Jeśli chcesz przeanalizować dane pracowników dla pracowników w wielu lokalizacjach, przypisz wartość liczbową do każdej lokalizacji firmy. Możesz przypisać wartości liczbowe zgodnie z kolejnością, w której każda lokalizacja zaczęła działać. Na przykład, jeśli otworzyłeś lokalizacje w Baltimore, Filadelfii i Virginia Beach, możesz użyć 1, 2 i 3 po każdym identyfikatorze pracownika.

Obsługa raportów HR

Ważne jest, aby chronić dane pracowników i ujawniać je wyłącznie w trybie ścisłej współpracy. Jeśli twoje dane HR są elektroniczne i raporty muszą być generowane przez kogoś spoza działu HR, takiego jak pracownik działu IT, upewnij się, że poprosiłeś kierownika IT o przydzielenie pracy jednemu z jej pracowników, który jest sumienny w ukrywaniu identyfikacji pracowników. Informacja. Rozważ także zastosowanie ochrony hasłem i blokowania stacji roboczych i szafek na pliki, aby zachować poufność raportów HR, radzi David Eisner, prezes działu pomocy technicznej i sieci Dataprise, w swoim sierpniowym artykule z 2011 r. Zatytułowanym "Do zrobienia i zakazu zachowania poufności". Bezpieczne dane pracownicze "na stronie Infobox. Podobnie pracownicy działu personalnego, którzy nie muszą znać pewnych informacji o pracownikach - takich jak asystent ds. Personalnych, których jedynymi obowiązkami są witani kandydaci i odpowiadanie na telefony - nie powinni zajmować się wrażliwymi danymi pracowników.