Jak faksować krok po kroku

Chociaż e-mail zwiększył produktywność biznesową, ułatwiając szybką i sprawną komunikację z klientami i partnerami, niezależnie od ich lokalizacji geograficznej, niektóre transakcje związane z biznesem obejmują oryginalne dokumenty lub faksy w celu spełnienia wymogów prawnych. Gdy załącznik wiadomości e-mail nie będzie zgodny z prawem, faksem lub komputerem po prostu może być odpowiedź.

Faks

Utwórz stronę tytułową faksu do transmisji. Większość firm ma standardową stronę tytułową z logo firmy i miejsce na liczbę stron do przesłania, w tym stronę tytułową. Dołącz informacje kontaktowe nadawcy na wypadek problemu z transmisją oraz informacje o odbiorcy, aby dokument mógł zostać dostarczony do właściwej osoby.

Umieść strony na tacy, aby strona tytułowa była przesyłana jako pierwsza. Większość faksów ma podajnik wejściowy lub gniazdo do odbioru dokumentu, który ma być przesłany. Upewnij się, że orientujesz dokument zgodnie z instrukcjami, które zwykle znajdują się na urządzeniu lub w samej tacy. Jeśli umieścisz go niewłaściwą stroną, prześlesz pusty arkusz papieru.

Wprowadź numer telefonu docelowego urządzenia faksującego na klawiaturze urządzenia faksującego. System telefoniczny firmy może wymagać wprowadzenia numeru w celu uzyskania linii zewnętrznej, dlatego należy postępować zgodnie z wewnętrznymi procedurami połączeń telefonicznych.

Naciśnij przycisk "Start" lub "Wyślij", aby rozpocząć transmisję. Faks skanuje dokument, wybiera numer docelowy i przesyła dokument. Po zakończeniu wydrukuje stronę stanu transmisji z komunikatem "OK" lub "Transmisja nie powiodła się". Jeśli tak jest, powtórzyć proces.

Komputer i skaner

Zeskanuj dokument, który chcesz przesłać, do dokumentu edytora tekstu lub dokumentu obrazującego. Ustawienia zależą od konkretnego skanera, ale powinny wynosić co najmniej 300 punktów na cal lub dpi. Dostępne typy dokumentów to "Obraz", "Tekst", "Kolor" lub "Czarno-biały".

Kliknij "Plik", a następnie "Drukuj". Jeśli masz zainstalowane oprogramowanie faksu, powinieneś zobaczyć "Drukarka faksu" jako jedną z opcji. Jeśli nie widzisz tej opcji, zainstaluj oprogramowanie faksu na swoim komputerze. Wybierz "Drukarka faksu" i kliknij "OK", aby rozpocząć proces dialogu informacji faksu.

Wprowadź informacje w oknach dialogowych. Obejmuje to informacje o nadawcy i odbiorcy, a także numer telefonu faksu odbiorcy. Możesz mieć możliwość przesłania okładki, która będzie zawierała wszystkie te informacje. Kliknij "OK" lub "Finished" w ostatnim oknie dialogowym, aby rozpocząć proces faksowania i otwórz okno monitora faksu. Jeśli głośność komputera jest włączona, rozpoczyna się proces wybierania numeru, a po wysłaniu faksu otrzymasz potwierdzenie w oknie monitora faksu.