Jak sformatować fakturę

Jako właściciel małej firmy, Twoje źródło utrzymania koncentruje się na tym, jak sprawić, aby Twoi klienci płacili Ci w odpowiednim czasie. Jeśli masz do czynienia z dużymi firmami, a nawet małymi, które ściśle przestrzegają procedur dotyczących należności, dostarczenie prawidłowo sformatowanej faktury może być różnicą w otrzymaniu zapłaty w terminie lub oczekiwaniu na rozwiązanie i zatwierdzenie płatności przez firmę. Ponadto prawidłowo sformatowana faktura może pomóc Twojemu zespołowi księgowemu w śledzeniu płatności i rozwiązywaniu sporów. Łatwo jest stworzyć szablon faktury w edytorze tekstów lub aplikacji do arkuszy kalkulacyjnych; poświęć czas, aby sformatować go profesjonalnie.

1.

Podaj podstawowe informacje o fakturowaniu u góry faktury. Podaj datę wystawienia faktury, wszelkie warunki płatności związane ze sprzedażą i szczegóły dotyczące wysyłki. Podaj pole referencyjne dla dodatkowych informacji, takich jak numer zamówienia zakupu klienta lub inne odniesienie.

2.

Numer faktury. Każda faktura musi być jednoznacznie numerowana, aby można było ją pojedynczo śledzić w swoich książkach. Podczas gdy firmy używają wielu systemów do liczenia swoich faktur, wiele prefiksów używa do wskazania roku utworzenia faktury i identyfikacji klientów. W systemie fakturowania, który korzysta z tego systemu numerowania, 12-004-1994 może wskazywać fakturę wysłaną w 2012 roku, na numer klienta 004, co stanowi 1, 994 fakturę wysłaną w tym roku.

3.

Wpisz nazwę firmy, adres i numer telefonu u góry faktury w polu "Remit to:". Informacje te są często wyrównane z prawym marginesem na fakturach.

4.

Dołącz nazwę klienta na fakturze, w polu "Bill to:". Powinno to być jak najbardziej szczegółowe, w tym nazwa firmy, lokalizacja i numer telefonu oraz, w stosownych przypadkach, nazwisko przedstawiciela klienta, który kupił towar. Niektóre firmy wymagają, aby każdy przedstawiciel poświadczał faktury przed ich wypłaceniem, więc brak odniesienia do pracownika może opóźnić płatność. Ta informacja jest zwykle w górnej części, wyrównana do lewego marginesu.

5.

Podaj szczegółową listę wszystkich zakupów; to stanowi dużą część faktury. Aby zaoszczędzić miejsce, możesz wymienić każdy przedmiot, jego cenę i całkowitą liczbę przedmiotów sprzedanych w poszczególnych kolumnach, kończąc na sumie linii dla przedmiotu.

6.

Łącznie sumy wszystkich pozycji do podsumowania sprzedaży na fakturze. Wymień wszelkie dodatkowe opłaty, takie jak opłaty za wysyłkę lub opłaty finansowe, w treści faktury po sumie za zakupione towary. Lista każdego ładunku z opisem.

7.

Podaj sumę całkowitą na dole faktury. Powinno to odzwierciedlać oczekiwane przez klienta płatności za wszystkie usługi dostarczone na fakturze. Podaj datę i akceptowane formy płatności, takie jak czek lub przelew pieniężny.

Popularne Wiadomości