Jak formatować listy biznesowe za pomocą kopii

Listy biznesowe zawierające kopie muszą być dobrze zorganizowane. Informacje zawarte w liście nie powinny być zwięzłe, załączone kopie powinny być jasne, oznaczone i zorganizowane zgodnie ze wskazówkami zawartymi w liście. Ten zorganizowany format zapewni, że czytelnik będzie w stanie ponownie złożyć zamówienie na list, jeśli stanie się niezorganizowany.

1.

Użyj oprogramowania do edycji tekstu, aby po prostu sformatować. Utwórz 1-calowe marginesy po wszystkich stronach litery. Wybierz łatwą do odczytania czcionkę, na przykład Arial 10 lub New Times Roman 12. Rozpocznij każdą sekcję listu biznesowego na prawym marginesie. Uwzględnij podwójną odległość między każdą sekcją.

2.

Dołącz nagłówek z nazwą firmy, adresem i danymi kontaktowymi, jeśli Twoje materiały piśmienne nie zawierają tych informacji.

3.

Podaj pełną nazwę i adres odbiorcy, zwany również adresem wewnętrznym. Dołącz oficjalny tytuł odbiorcy, taki jak "Pani" lub "Dr". Skróć wszystkie informacje adresowe zgodnie z wytycznymi w formacie US Post Office.

4.

Dołącz profesjonalny zwrot grzecznościowy, taki jak "Drogi panie Smith" lub po prostu wyślij list "Do kogo może interesować się", jeśli nie jesteś pewien adresata listu. Śledź pozdrowienie dwukropka (:).

5.

Utwórz treść listu biznesowego. Podaj zwięzłe, dokładne informacje. Zachowaj profesjonalny ton w liście i podaj fakty lub dokumenty potwierdzające wszystkie roszczenia. Przedstaw główne punkty w akapicie pierwszym i użyj dodatkowych akapitów do objaśnienia tych punktów.

6.

Zamknij list z profesjonalnym i uprzejmym zamknięciem, na przykład "Dziękuję" lub "Z poważaniem". Dołącz wielką literę w pierwszym słowie zamknięcia, tj. "Z poważaniem" i śledź zamykanie przecinkiem. Uwzględnij dla linii po zamknięciu i wpisz wydrukowany podpis. Zapewni to wystarczającą ilość miejsca na podpis od podpisu zamykającego i drukowanego.

7.

Proszę wskazać wszelkie kopie lub dokumenty, które zostaną załączone do listu handlowego jako załączniki. Wpisz "Enclosures" i podaj liczbę kopii. Wpisz "Załączniki: 5, na przykład, jeśli list firmowy zawiera pięć kopii lub dokumentów wraz z listem. Oznacz lub numer każdej kopii i umieść je za literą.