Jak zaktualizować podręcznik zasad

Podręcznik polityki firmy jest jego planem działań wewnętrznych. Jest to pisemny przewodnik po tym, jak firma współpracuje z pracownikami i prowadzi swoją działalność. Zasady obejmują wszystkie aspekty tego, czego firma oczekuje od pracowników, takie jak frekwencja, zasady bezpieczeństwa, zgodność z prawem pracy, zarządzanie obiektami i kodeksami ubioru. Zasady są wytycznymi definiującymi reguły i procedury firmowe oraz konsekwencje ich nieprzestrzegania. Podręczniki dotyczące zasad powinny być regularnie przeglądane i aktualizowane w razie potrzeby.

Kto jest odpowiedzialny

Zarząd wyższego szczebla musi być poinformowany o zmianach w polityce i procedurach oraz autoryzować je, ale w wielu firmach pracownicy działu zasobów ludzkich są odpowiedzialni za przegląd zasad i ich aktualizację. Jeśli nie istnieje dział zasobów ludzkich, wyżsi kierownicy mogą być odpowiedzialni za aktualizację zasad. Polityki muszą być aktualne z odpowiednimi przepisami i regulacjami, a warto jest okresowo sprawdzać je przez prawnika.

Kiedy przejrzeć

Ze względu na ciągłe zmiany przepisów dotyczących zatrudnienia, przemysłu i biznesu, podręczniki polityki powinny być regularnie aktualizowane. Powinny być sprawdzane pod kątem zgodności z przepisami kwartalnymi lub rocznymi lub w połączeniu z audytami księgowymi. Subskrypcja do działu informacji kadrowych lub informacji biznesowych pomaga uzyskać informacje na temat zmian legislacyjnych, które mogą wpłynąć na politykę firmy.

Co przejrzeć

Przejrzyj zasady dotyczące stosowalności dla odbiorców. Na przykład polityka dotycząca rekordów obecności, która odnosi się do ręcznych grafików zebranych przez nadzorców, jest nieaktualna i skierowana do niewłaściwych odbiorców, jeśli menedżer IT Twojej firmy zaimplementował automatyczny system elektronicznej obecności. Przejrzyj wszystkie kroki w zasadach, aby upewnić się, że nic nie zostało pominięte lub pominięte. Na przykład, jeśli polityka bezpieczeństwa firmy wymaga przechowywania przedłużaczy natychmiast po użyciu, kroki do autoryzowanego używania przedłużaczy nie powinny pomijać kroku dotyczącego zwijania kabli i przechowywania w szafach narzędziowych. Oprócz sprawdzenia zgodności z przepisami i regulacjami, przejrzyj zasady dotyczące bieżących praktyk i procedur oraz bieżących produktów i usług.

Jak zaktualizować

Podręczniki zasad są papierowymi kopiami pisemnych zasad przechowywanych razem w segregatorze, z kopią wzorcową w formacie edytora tekstu. Oryginalne kopie są przechowywane w nienaruszonym stanie, a kolejne aktualizacje są klasyfikowane za pomocą pewnego rodzaju systemu numerowania aktualizacji, więc zmiany są śledzone i opatrzone datą, a najnowsza wersja jest zapisywana i widoczna. Autoryzowane aktualizacje są przesyłane do kopii elektronicznej, drukowane, umieszczane w segregatorze głównym i przekazywane wszystkim zainteresowanym, dzięki czemu są informowane o zmianie polityki. Często wymagane jest podpisane potwierdzenie otrzymania zaktualizowanej polityki.