Jak napisać raport HR

Działy kadr są zobowiązane do prowadzenia dokładnych rejestrów pracowników. Gdy wystąpią jakiekolwiek problemy, raport jest zapisywany w celu udokumentowania wszelkich incydentów w stałym pliku HR pracownika. Chroni to pracodawców, którzy mogą potrzebować udowodnienia działań, którzy muszą ostrzegać pracowników o naruszeniach przepisów lub usprawiedliwiać działania administracyjne, takie jak ostrzeliwanie zabronionych działań. Pisząc raport, miej na uwadze potencjalne zastosowania prawne raportu, które mogą obejmować molestowanie seksualne, pranie brudnych pieniędzy lub inne poważne zarzuty.

Napisz wstęp

Wyjaśnij, o czym jest raport HR. Wymień odpowiednie strony, aktualną datę i powód, dla którego raport jest niezbędny. Wprowadzenie nadaje ton całemu sprawozdaniu, które powinno być pozbawione opinii. Użyj prostego języka i określ fakty. Zachowaj rzeczy proste i na temat.

Proces i tło

Raport musi przytoczyć zasady i procedury firmy dotyczące radzenia sobie z tym incydentem. Na przykład, jeśli jeden pracownik oskarża inną o dyskryminację, wyjaśnij politykę antydyskryminacyjną firmy i to, jakie szkolenia są wymagane dla pracowników, zarówno w przypadku zatrudnienia, jak i na bieżąco. Określ, w jaki sposób pracownicy są spokrewnieni, czy pracują w pobliżu siebie w tym samym dziale, czy w zupełnie innych obszarach, ale mogą się spotkać w jadalni. Podaj wszelkie wcześniejsze skargi dotyczące osoby oskarżonej o popełnienie przestępstwa.

Incydent

Podaj fakty, jak wyjaśniono w skardze. Dołącz wszelkie potwierdzające dane do raportu z działu HR, takie jak wymiana wiadomości e-mail lub zeznanie świadka. Upewnij się, że w incydencie znajduje się jak najwięcej szczegółów. Podaj datę i godzinę zdarzenia oraz wszelkie kolejne problemy, które mogły się pojawić. Podaj imiona świadków i cytuj wszelkie świadectwa tam, gdzie to możliwe. Opisując incydent, powstrzymaj się od osądzania. Dołącz obie strony historii, upewniając się, że przeprowadzasz wywiad zarówno z skarżącym, jak i oskarżonym.

Zakończenie incydentu

Opisz proces oceny danego incydentu. Poważne skargi, takie jak molestowanie seksualne, mogą wymagać pomocy prawnej lub organów ścigania. Mniej poważne dolegliwości, takie jak chroniczne nieobecności, nadal wymagają udokumentowania w przypadku wypowiedzenia. Dopóki firmy mają zasady i procedury dokumentujące niepowodzenia pracowników, zwykle uznaje się je za "prawne prawo do strzelania do kogoś". Określ, czy pracownik ma rację, czy też nie, na podstawie wszystkich istotnych informacji.

Następne kroki

Nie wystarczy ustalić, czy pracownik jest w błędzie. Zdefiniuj kolejne kroki lub jakie plany działań są konieczne, w oparciu o politykę firmy i procedurę. Na przykład, raport HR napisany o pracowniku, którego często nie ma w obecności, powinien zanotować, czy zostały wprowadzone ostrzeżenia opisane w podręczniku pracownika i jakie są potencjalne kolejne kroki, aby następnym razem dokonać nieusprawiedliwionej nieobecności . Jeśli plan działania ma sens w rozwiązaniu problemu, utwórz plan działania i dołącz go do raportu. Na przykład, plan działania dla pracownika, który został pozbawiony bezpieczeństwa klienta, może obejmować zaktualizowane szkolenia i nowe procedury pomagające pracownikowi odnieść sukces.