Jak napisać oficjalną notę ​​biznesową

Notatki biznesowe są przydatne w szybkim przekazywaniu ważnych informacji wielu osobom w dziale lub firmie. Notatki informują pracowników o nowych polisach, ogłaszają ważne informacje, przekazują szczegółowe informacje o projektach lub informują pracowników o terminach. Chociaż tematyka notatek jest różna, wszystkie notatki służbowe mają ten sam podstawowy format.

Linia memo i nagłówek

Wpisz słowo "memo" lub "memorandum" i wyśrodkuj je na górze strony. Rozpocznij blok nagłówka w lewym górnym rogu strony dwie linie przed linią memo. Wpisz "To:" w pierwszym wierszu i wypisz nazwę każdego odbiorcy i kafelek zadania. The Purdue Online Writing Lab zaleca używanie pełnych nazw w menu, nawet jeśli adresat otrzymujesz przy pomocy pseudonimu, gdy zobaczysz ją osobiście. Postępuj zgodnie z tą linią z "Od:" i wpisz swoje imię i nazwisko oraz stanowisko. Wpisz "Date:" i aktualną datę w następnym wierszu. Segment tematyczny znajduje się na czwartym i ostatnim wierszu nagłówka. Wpisz "Subject:", a następnie dołącz krótki opis tematu. Odbiorcy chętniej przeczytają notatkę, jeśli podasz temat tak bezpośredni, jak to tylko możliwe. "Jupiter Project Deliverables Schedule" przyciągnie więcej uwagi niż "Projekt Jupiter", szczególnie jeśli odbiorcy otrzymają wiele notatek na temat projektu.

Otwarcie

Otwarcie krótko wyjaśnia powód noty. W pierwszym wierszu można przeczytać: "Pierwszy etap projektu Jupiter ma nastąpić do końca miesiąca. Aby upewnić się, że osiągamy ten cel, musimy znać status twoich zadań. "Zachowaj w tej sekcji krótki opis. Powinno to krótko i zwięźle wyjaśnić przyczynę memo. Jeśli otwarcie jest długie lub mgliste, czytelnicy mogą nie dotrzeć do głównej sekcji notatki.

Główny blok

Główny blok memo rozszerza się po otwarciu i zawiera dodatkowe informacje wspierające pierwsze zdania. Matthew W. Ford College of Business sugeruje unikanie dużych bloków tekstu i zaleca zamiast tego stosowanie pojedynczych zdań lub fraz w celu podsumowania informacji, które odbiorcy muszą znać. Główny blok notatki może zawierać zdania z prośbą do odbiorców o wyświetlenie każdego przydzielonego zadania i aktualizowanie postępów każdego zadania. Zakończ notatkę, dziękując odbiorcom za pomoc. Poproś, aby skontaktowali się z Tobą, jeśli mają jakiekolwiek pytania lub wątpliwości. Powiadom odbiorców o wszelkich dokumentach, które można dołączyć, wpisując "Załączony:" i dołączając krótki opis załącznika.

Format i styl

Użyj 12-punktowej czcionki, która nie jest trudna do odczytania, np. Times New Roman, Arial lub Calibri. Napisz akapity o długości od trzech do pięciu zdań. Upewnij się, że każdy akapit zawiera tylko jeden pomysł. Ogranicz notatkę do jednej strony. Jeśli notatka jest dłuższa, odbiorcy mogą nie czytać poza pierwszą stroną. Unikaj rozwlekłego języka i długich zdań. Nie myl notatek z raportem. Celem notatki jest podsumowanie ważnych informacji w czytelnym formacie. Oszczędzaj długie analizy lub filozoficzną dyskusję na spotkania lub raporty.