Jak napisać notatkę, która zwiększyłaby morale, gdy odnosi się do bezpieczeństwa

Pisanie notatek o zagrożeniach bezpieczeństwa nie będzie najszczęśliwszym działaniem w czasach menedżerów, po części dlatego, że może poradzić sobie z problemem powodującym obawy wśród pracowników. Jednak komunikacja dotycząca bezpieczeństwa może również służyć jako działanie zwiększające morale. Jasno pokazując wiedzę na temat tego problemu, możesz zapewnić wszystkich, że skutecznie sobie z tym radzisz.

Wyszczególnij swoją publiczność

Notatka zaczyna się od oświadczenia, do kogo się odnosi. Chociaż publiczność w wierszu "Do:" może być oczywista w umyśle autora, odbiorca może nie wiedzieć, czy jest skierowany jako osoba prywatna, czy zawiadomienie dotyczy tylko jego grupy, czy też jest to ogólnopaństwowa wiadomość. Podczas gdy niektóre noty bezpieczeństwa rzucają szeroką sieć, inne powinny być wąsko ukierunkowane na odpowiednie grupy, aby uniknąć niepotrzebnych obaw wśród pracowników, których nie dotyczy. Podążaj za adresem linią "Od", identyfikując siebie jako autora notatki, iw kilku słowach podsumuj ostrość notatki w linii "Temat".

Bądź czysty

Notatki mają być krótkie, więc nie tańcz wokół tematu, o którym piszesz. Przekaż swoje obawy w sposób jasny i zwięzły. Niech wszyscy wiedzą, na czym polega problem i dlaczego jest to obszar, który wymaga uwagi. Niezależnie od tego, czy zagraża ono zdrowiu pracowników lub klientów, czy też ma szerszą odpowiedzialność prawną, poinformowanie o powadze problemu pozwala uniknąć miażdżącej morale niepewności, która mogłaby towarzyszyć memorandum, które nie przekazuje wiedzy specjalistycznej.

Oferta rozwiązań

Powiedz pracownikom, w jaki sposób zamierzasz rozwiązać problem. Jest to prawdopodobnie najbardziej krytyczny obszar dla utrzymania morale pracowników, ponieważ pozwala im poznać powody, dla których powinni mieć pewność, że potrafią rozwiązać problem bezpieczeństwa. Bądź możliwie jak najbardziej przejrzysty w odniesieniu do planowanych lub planowanych kroków mających na celu zmniejszenie ryzyka dla pracowników i klientów oraz o to, kto jest odpowiedzialny za wykonanie planu. Informowanie pracowników, że rozumiesz problem i dba o niego, zapewnia, że ​​pozostaną bezpieczni w pracy.

Zaangażuj pracowników

Morale pracowników może wzrosnąć, jeśli wiedzą, czego się od nich oczekuje. Jeśli problem bezpieczeństwa dotyczy nieuprawnionego dostępu do miejsca pracy, na przykład wyjaśnij, jakie kroki należy podjąć w przypadku włamania. Jeśli celem jest utrzymanie bezpiecznego, współdzielonego obszaru roboczego, poproś ich, aby zapewnili, że niebezpieczne przedmioty zostaną usunięte na początku i na końcu zmiany. Poinformowanie ich, co mogą zrobić, aby pomóc, daje im pozytywną rolę do odegrania.

Podaj dane kontaktowe

Notatka powinna uszczegółowić, kto jest odpowiedzialny za monitorowanie kwestii bezpieczeństwa i gdzie pracownicy mogą zadawać pytania. Punkt kontaktowy umieszcza osobę odpowiedzialną za władzę i zapewnia miejsce do jej opuszczenia w razie jakichkolwiek wątpliwości. Dzięki temu młynek plotka staje się centrum odpowiedzi. Wiedząc, z kim rozmawiać, gdy pojawiają się problemy z bezpieczeństwem, można szybko poradzić sobie z sytuacjami, w których może dojść do podziału, nie pozwalając im osuszyć morale.