Jak napisać propozycję zmiany struktury departamentu

Propozycje biznesowe składają się na ogół z podsumowania wykonawczego, wprowadzenia, rozszerzonego opisu podstawy zmiany, harmonogramu kosztów i rezultatów. Przy odrobinie ulepszenia ten format dobrze sprawdza się również w przypadku propozycji zmiany struktury działu. Twoja propozycja dotycząca tego scenariusza powinna również uwzględniać planowanie siły roboczej i strategię zatrudnienia. Sporządzenie dobrze skonstruowanej propozycji wymaga szczegółowej analizy i obliczeń w celu odpowiedniego uzasadnienia.

Przygotuj wstęp do swojej propozycji. Podaj swoje stanowisko, rolę działu i cel swojej propozycji, a także daty efektywne propozycji. Zachowaj krótkie wprowadzenie - nie więcej niż dwa akapity.

Opisz swoją obecną strukturę departamentu. Zidentyfikuj kierownictwo działu, w tym kierowników, przełożonych i kierowników zespołów. Wskaż, ilu pracowników zgłasza się do każdej osoby w zespole kierowniczym i strukturze raportowania. Zilustruj aktualną strukturę działu, korzystając z pisemnego opisu, a także tabeli organizacyjnej dla porównania wizualnego. Użyj jednej do dwóch stron dla tej sekcji propozycji.

Porównaj aktualną strukturę swojego działu w odniesieniu do całej organizacji. Na przykład, jeśli struktura twojego działu różni się od innych struktur departamentu, wskaż to i wyjaśnij, dlaczego znasz historię struktury departamentu. Opisz relacje międzywydziałowe, które posiadasz. Na przykład w działach sprzedaży wyjaśnij, jak blisko współpracujesz z działem wysyłkowym i jakością relacji roboczych między pracownikami obu działów. Powtórz tę analizę dla każdego działu, z którym często współpracujesz, wydając nie więcej niż jedną pełną stronę, aby porównać wszystkie dwa działy.

Wymień alternatywne struktury departamentów uważane za wykonalne. Opisz każdy z nich - około jednej strony dla każdej innej struktury - wyjaśniając, jak zmieniałyby się relacje w raportowaniu, liczbę pracowników w każdym obszarze departamentu i sposoby zmiany obowiązków pracownika na podstawie alternatywnej struktury. Załóżmy na przykład, że obecnie masz sześć różnych obszarów w swoim dziale i rozważałeś łączenie obszarów w celu utworzenia tylko trzech oddzielnych obszarów. Wyjaśnij, jak wygląda ta struktura: ilu pracowników pracuje w trzech obszarach i jak zmieniają się relacje w zakresie raportowania na podstawie mniejszej liczby dziedzin, w których organy nadzoru będą miały autorytet.

Napisz analizę dla każdej alternatywnej struktury. Zważaj za i przeciw dla każdej alternatywy. Opisz, jak zmieniłaby się efektywność wydziału i wydajność. Uwzględnij zmiany siły roboczej niezbędne do ułatwienia każdej alternatywnej restrukturyzacji.

Oszacuj koszt każdej alternatywnej struktury od samego początku, w tym koszt reorganizacji do kosztu utrzymania nowej struktury. Obliczyć zwrot z inwestycji w koszty początkowe reorganizacji i pokazać oszczędności działu na utrzymanie nowej struktury. Jeśli twoja propozycja reorganizacji nie opiera się na kosztach, pokaż wartość reorganizacji i jej korzyści dla całej firmy.

Upewnij się, że ramy czasowe i szacunki są oparte na roku finansowym firmy i harmonogramach kwartalnych. Ta sekcja twojego wniosku może wymagać jednej strony dla każdej analizy alternatywnej struktury.

Sfinalizuj swoją propozycję. Dokładnie sprawdź swoje obliczenia i informacje zawarte w twojej ocenie korzyści restrukturyzacji departamentu. Przygotuj streszczenie jako okładkę dla propozycji biznesowej. Streszczenie, które zawiera najważniejsze informacje i kluczowe punkty proponowanych zmian, powinno być nie więcej niż jedną pełną stroną.