Jak wykonać dziennik transakcji pokwitowania płatności

Dziennik transakcji gotówkowych jest dokumentem źródłowym używanym podczas transakcji gotówkowych, gdy paragony lub kasa fiskalna mogą być niedostępne. Na przykład, jeśli organizacja charytatywna wysyła wolontariuszy do społeczności w celu zbierania środków pieniężnych na specjalny projekt, wolontariusz może zostać poproszony o zachowanie logu potwierdzającego wpływy gotówkowe. Ilość gotówki zamienionej na księgowego powinna być zgodna z dziennikiem. Pomyśl o dzienniku jako dokumencie źródłowym, który śledzi należności pieniężne i pozwala księgować, aby uzgodnić otrzymaną gotówkę z kwotą, która powinna zostać pobrana za sprzedane produkty.

1.

Utwórz dziennik arkusza kalkulacyjnego. Dziennik transakcji kasowych zwykle zawiera kolumny dla daty; nazwa i adres nabywcy; nazwa produktu; ilość sprzedana; koszt za przedmiot; i całkowita otrzymana gotówka. Można ustawić dodatkowe kolumny dla numeru telefonu klienta, numeru lub nazwy pracownika oraz daty dostawy. Kluczem jest śledzenie informacji, które będą potrzebne do rozliczania wpływów gotówkowych i śledzenia płatności z powrotem do zamówień produktów lub sprzedaży. Dodaj tyle wierszy, ile chcesz, ale ogranicz dziennik do jednej strony. Dziennik może być wydrukowany dla osób w drodze lub wypełniony w biurze, gdy pojawi się gotówka.

2.

Wypełniaj dziennik za każdym razem, gdy otrzymujesz gotówkę. Upewnij się, że suma zgadza się z ilością otrzymanych środków pieniężnych.

3.

Obliczyć sumę całkowitą, gdy jesteś gotowy, aby włączyć gotówkę, dodając kolumnę "Łącznie". Upewnij się, że gotówka w kasie zgadza się z sumą całkowitą przed przekazaniem gotówki do rozliczenia. Procedury księgowe powinny określać częstotliwość wpłat gotówkowych do depozytu. Jeśli istnieje niedobór, sprawdź dwukrotnie mnożenie ilości do ceny jednostkowej, a także sumę, która stanowi sumę całkowitą.

Rzeczy potrzebne

• Program arkusza kalkulacyjnego

Wskazówki

• Chroń gotówkę, zapewniając pracownikom bezpieczne miejsce na przechowywanie gotówki między depozytami. Blokada gotówki jest idealna do odbioru w biurze. Torba na bank lub koperta z zapięciem, którą można łatwo otwierać i zamykać, lepiej sprawdza się w kolekcjach zewnętrznych.
• Unikaj korzystania z gotówkowych wpłat, aby robić zakupy w firmie lub dokonywać kontroli gotówkowych pracowników. Im więcej transakcji wykonasz z wpływów gotówkowych, tym trudniejsze będzie rozliczenie w celu upewnienia się, że do banku trafia właściwa ilość gotówki.
• Gdy dziennik wpływów gotówkowych osiągnie wartość księgową, powinien być przechowywany jako dokument źródłowy z dowodami wpłaty.

Ostrzeżenie

• Dokonując zmiany dla klientów, zawsze zignoruj ​​zmianę dwukrotnie, aby uniknąć błędów.