Rodzaje systemów płacowych

Płace to krytyczna odpowiedzialność finansowa dla Twojej firmy, która wymaga dokładnego płacenia pracownikom i przestrzegania lokalnych, stanowych i federalnych przepisów rządowych. Błędy w przetwarzaniu listy płac powodują frustrację pracowników i kary pieniężne, ale korzystanie z systemu płac może pomóc Ci w uniknięciu błędnych obliczeń i niezgodności. Decyzja o korzystaniu z wewnętrznego, outsourcingowego lub internetowego przetwarzania listy płac wymaga znajomości odpowiednich funkcji potrzebnych firmie.

W domu

Wewnętrzne przetwarzanie płac jest realną opcją, jeśli masz niewielki personel, zwykle mniej niż 10 pracowników, z kilkoma zmianami w tygodniowych godzinach pracy. Jeśli twoje potrzeby są proste, pracownik na miejscu może użyć oprogramowania płacowego do zarządzania procesem i być łatwo dostępnym, aby odpowiedzieć na pytania i szybko rozwiązać wszelkie problemy. Pracownik odpowiedzialny za listę płac musi być na bieżąco i posiadać wiedzę o zmianach personalnych i przepisach dotyczących podatku od wynagrodzeń w zakresie dokładnego płacenia, odprowadzania podatków i składania zeznań podatkowych. Zmniejszasz również ryzyko bezpieczeństwa danych finansowych, przetwarzając listę płac we własnym zakresie.

Księgowi i CPA

Możesz zlecić wypłatę księgowemu lub certyfikowanemu księgowemu; jednak generalnie przygotowują listy płac i przechowują dokumenty podatkowe i mogą nie oferować usług interfejsu bankowego, takich jak bezpośredni depozyt lub 401 (k) potrąceń. Upewnij się, że księgowy lub CPA posiada doświadczenie we wszystkich potrzebnych usługach, a także elastyczność w zakresie wprowadzania zmian w ostatniej chwili, aby zapobiec błędom przetwarzania. Nawet jeśli zlecasz na zewnątrz przetwarzanie listy płac, jesteś ostatecznie odpowiedzialny za dokładne zdeponowanie i zapłacenie federalnych zobowiązań podatkowych; w razie problemów Internal Revenue Service skontaktuje się z tobą, a nie z listą płac.

Payroll Service

Usługi kadrowo-płacowe zapewniają dobrze poinformowanym ekspertom w zakresie podatków od wynagrodzeń i wymogów regulacyjnych, zapewniając zgodność z obowiązującymi cię przepisami dotyczącymi płac. Zapewniają usługi administracyjne, takie jak bezpośredni depozyt i automatyczne potrącenia z wypłat, a większość usług gwarantuje ich pracę i rzadziej nakłada kary za niedokładne lub późne zgłoszenia. Departament Skarbu USA oferuje bezpłatną, bezpieczną usługę o nazwie Elektroniczny Federalny System Opłat Podatkowych, dzięki czemu można potwierdzić, że w Twoim imieniu dokonywane są płatności podatkowe, z których możesz skorzystać, jeśli usługa płac oferuje elektroniczne składanie dokumentów za pośrednictwem EFTPS.

Online Payroll

Internetowe firmy płacowe pozwalają zarządzać i monitorować szczegóły dotyczące płac przez całą dobę, siedem dni w tygodniu za pomocą bezpiecznej przeglądarki internetowej i nigdy nie musisz kupować dodatkowego oprogramowania i sprzętu. Możesz wprowadzić i zaktualizować listę płac oraz śledzić dni urlopu pracownika i zasiłek chorobowy z komputera lub laptopa w dogodnym dla Ciebie czasie. Wiele internetowych firm zajmujących się płacami oferuje składanie i rozliczanie podatku od wynagrodzeń oprócz podstawowych usług płacowych, co pozwala skupić się na innych aspektach działalności firmy. Jeśli dostępne są aktualizacje e-mail, możesz zarejestrować się, aby otrzymać status listy płac i inne odpowiednie informacje o koncie, aby szybko sprawdzić.