W2 Wymagania dotyczące formularza zatrudnienia

Pracodawca musi złożyć oświadczenie W-2, wynagrodzenie i podatek dla wszystkich swoich pracowników. Brak zgłoszenia W-2 dla wszystkich pracowników lub późniejsze zgłoszenie się do W-2 może oznaczać sztywne kary dla firmy. Firmy mogą składać W-2 ręcznie lub elektronicznie przez stronę Social Security Administration.

Prawidłowo wprowadź nazwę pracownika

W polu E należy wpisać imię i nazwisko pierwszego pracownika w pierwszym polu, nazwisko pracownika w drugim polu oraz sufiks pracownika, jeśli dotyczy, w trzecim polu.

Prawidłowo wprowadź informacje o płacy

Wprowadź kwotę wynagrodzenia, w tym dziesiętne i centy. Nie wpisuj dolara podczas podawania informacji o płacy.

Formatowanie

Używaj tylko czarnego atramentu, gdy wypełniasz formularze ręcznie. Atrament jaśniejszy niż czarny nie jest akceptowany, ponieważ atrament może blaknąć, co stwarza okazję do błędnego odczytania informacji. Jeśli wypełniasz formularz na komputerze, użyj 12-punktowej czcionki Courier, jeśli to możliwe. Większa czcionka jest lepsza niż mniejsza, ale upewnij się, że wszystkie informacje mieszczą się w odpowiednich polach.

Przesyłanie formularzy

Wyślij kopię A formularza W-2 do centrum obsługi danych Social Security Administration. Wyślij kopię 1 do wszystkich wymaganych działów podatkowych, w tym do urzędów państwowych, miejskich i lokalnych. Możesz wysłać do 249 formularzy W2 pocztą w tym samym pakiecie.

Obowiązkowe elektroniczne przesyłanie

Jeśli wysyłasz 250 lub więcej formularzy W-2, musisz złożyć wniosek drogą elektroniczną. Jeśli z jakiegokolwiek powodu woleliby Państwo nie składać wniosku drogą elektroniczną, można złożyć wniosek o zrzeczenie się, składając formularz 8508, Wniosek o rezygnację z przesłania informacji zwrotnej drogą elektroniczną. Musisz złożyć formularz na 45 dni przed terminem wypełnienia formularza W-2.

Składanie terminów płatności

Jeśli wyślesz formularz W-2, rząd musi je otrzymać 28 lutego. Jeśli złożysz wniosek drogą elektroniczną, formularze będą należne do 31 marca. Możesz zostać ukarany za zgłoszenie spóźnienia W-2.