Sposoby promowania zarządzania rekordami

Nawet najmniejsza firma musi promować wartość zarządzania rekordami jako sposób na zaoszczędzenie pieniędzy i poprawę wyników finansowych. Właściwe zarządzanie rekordami pomaga również w utrzymaniu kontroli nad ważnymi dokumentami i danymi. W niektórych przypadkach zarządzanie aktami odgrywa kluczową rolę, gdy trzeba uzyskać dostęp do dokumentów w celu przeprowadzenia audytu lub ustalenia stabilności finansowej firmy. (Patrz: odniesienie 1 i odnośnik 2)

Przygotuj wytyczne

Pierwszym krokiem w promowaniu solidnego zarządzania dokumentami jest przygotowanie i udostępnianie politykom i procedurom swojego personelu, które wyjaśniają, w jaki sposób zarządza się rejestrami. (Patrz Odnośnik 5) Według Ohio State University, twój podręcznik powinien zawierać zapisy, które każda osoba jest odpowiedzialna za zarządzanie. Musisz również podać metodę inwentaryzacji i określić, jak długo rekord powinien zostać zachowany. Inne tematy obejmują przechowywanie i konwersję rekordów do wersji cyfrowych. (Patrz odniesienie 3)

Trening

Sesje szkoleniowe mogą pomóc pracownikom zrozumieć znaczenie właściwego zarządzania dokumentacją. Chodzić z pracownikami za pośrednictwem zasad i procedur firmy, aby wszyscy rozumieli sposób obsługi, przechowywania i usuwania dokumentacji.

Kolejny czas szkolenia personelu na temat znaczenia zarządzania dokumentami to seminaria dotyczące odzyskiwania danych po awarii. Ponieważ koncentruje się na kwestiach bezpieczeństwa, a także minimalizuje straty dla twojego biznesu, szkolenie powinno skupiać się na tym, jak zarządzanie rekordami jest istotnym problemem po poważnej katastrofie. (Patrz Odnośnik 4) Po zakończeniu szkolenia umieść plakaty w pomieszczeniach ogólnodostępnych i wykorzystaj je, aby podkreślić znaczenie zarządzania dokumentami jako przypomnienie o papierkowej robocie i danych elektronicznych.

Spotkania pracowników

Odłóż czas na każde spotkanie personelu, aby przypomnieć personelowi o określonych elementach zasad i procedur zarządzania zapisami. Te krótkie sesje służą jako przypomnienia, aby pomóc pracownikom pozostać na szczycie tematu. Zmień proces uczenia się w zabawne działanie, dzieląc pracowników na małe grupy i udzielając im quizu z jednym lub dwoma pytaniami na temat zarządzania rekordami. Członkowie pierwszego zespołu, którzy otrzymają właściwą odpowiedź, wygrywają niewielką nagrodę.

Burza mózgów

Niezależnie od tego, czy opracowujesz wytyczne dotyczące zarządzania dokumentacją po raz pierwszy, czy przeprowadzasz przeglądy, aby znaleźć obszary, w których można usprawnić procedury, zaangażuj swoich pracowników. Skonfiguruj sesje burzy mózgów, aby uzyskać opinie na temat usprawnienia systemów zarządzania dokumentacją Twojej firmy. Promuj sesję za pomocą przypomnień e-mailowych i osobistych zaproszeń e-mailowych, aby zachęcić pracowników do uczestnictwa i upewnić się, że ich opinia jest cenna.