Jakie są skuteczne sposoby obsługi korporacyjnej poczty wychodzącej?

Chociaż wiadomości e-mail znacznie się rozwinęły, większość firm nadal uważa pocztę "ślimaka" za kluczową część swojej działalności. Kontrakty, wypłaty, faktury i inne - wszystko rutynowo przechodzi przez pocztę. Sprawnie działająca firma potrzebuje sprawnie funkcjonującego systemu do sprawnego zarządzania tymi ważnymi materiałami. Jeśli chodzi o pocztę wychodzącą, można zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy, organizując biura i szkoląc pracowników, jak skutecznie korzystać z systemu.

Dobre etykietowanie

Wszystkie wychodzące wiadomości muszą wyraźnie identyfikować nadawcę i odbiorcę. Poinstruuj pracowników o odpowiednim przygotowaniu kopert i poproś kogoś o pomoc, aby odpowiedział na pytania dotyczące poczty. Unikaj pisania pisma ręcznego na kopertach, gdy tylko możesz zaoszczędzić czas, automatyzując proces. Zamów niestandardowe koperty lub etykiety z informacjami firmy, wyspecjalizowanymi w razie potrzeby dla osobnych działów, grup i osób, tak aby zarówno usługa pocztowa, jak i odbiorca wiedzieli, kto wysłał list. W przypadku odbiorców rutynowych wiadomości należy używać kopert z plastikowymi oknami i wprowadzać informacje o odbiorcach za pomocą komputera, aby uzyskać szybkość i dokładność. W przypadku dużych lub zwykłych ilości poczty wychodzącej użyj narzędzi programowych, aby automatycznie wydrukować informacje o odbiorcy, korzystając z istniejących plików kont.

Ruch poczty biurowej

Aby skutecznie zbierać pocztę wychodzącą, potrzebujesz systemu "odwrotnego drzewa" do zbierania wszystkich wychodzących wiadomości i wysyłania ich do jednego lub kilku punktów wysyłania, w których firma przekazuje je kurierom pocztowym lub firmie przewozowej. Skonfiguruj skrzynki pocztowe we wszystkich biurach i obszarach, które gromadzą pocztę wychodzącą, i oznacz miejsca zbiórki na większe pakiety wychodzące, aby nie zajmowały regularnie powierzchni biurowej. Dążenie do systemu, w którym pracownicy mogą przekazywać pocztę wychodzącą przy minimalnym nakładzie pracy i czasie.

Kolekcja wewnętrzna

Przydziel jednego lub więcej pracowników do zbierania poczty i paczek ze wszystkich wyznaczonych pojemników i pomieszczeń, do sortowania i przetwarzania w centralnej sali pocztowej. Dostarcz pracownikom listy kontrolne, aby nie zapomnieli o żadnych punktach zbiórki. Wybierz pracowników, którzy mogą pracować we właściwym czasie i mieć pocztę gotową do wyjścia na czas, i kto może utrzymywać dobre relacje z kurierami. Zapewnij liczniki pocztowe w pokoju pocztowym, aby nikt nie musiał zajmować się umieszczaniem znaczków.

Czas odbioru

Poczta wychodząca gromadzi się przez cały dzień, a jeśli dana przesyłka trafi do kosza z opóźnieniem, nie zgaśnie do następnego dnia roboczego. Określ optymalny czas odbioru przesyłek pocztowych w zależności od potrzeb Twojej firmy i zaplanuj regularne odbiory z amerykańską służbą pocztową oraz preferowanym dostawcą usług logistycznych, takim jak UPS lub FedEx, w celu dostarczenia paczki i doręczenia nocnego. Aby dostarczyć pocztę w jak najkrótszym czasie, możesz potrzebować kilku pobrań w ciągu dnia. I odwrotnie, jeśli twoja firma nie generuje wystarczającej ilości maili do obsługi regularnego odbioru ze spedytora logistycznego, przydziel pracownika, który zabierze tę skrzynkę do najbliższego punktu odbioru przesyłki.