Jakie dokumenty musi dostarczyć korporacja swojemu księgowemu?

Nawet firmy, które mają pracowników księgowych, zazwyczaj używają zewnętrznego księgowego do audytu swoich dokumentów lub do przygotowania rocznego zeznania podatkowego spółki. Kiedy Ty lub członek Twojego personelu księgowego planuje spotkanie ze swoim podatkowym księgowym, potrzebuje kopii kilku dokumentów, aby z powodzeniem wypełnić federalne i stanowe zeznania podatkowe. Aby to ułatwić, przypisz jedną osobę do zbierania dokumentów, których potrzebuje twój księgowy.

Dokumenty firmowe

Na pierwsze spotkanie z księgowym podatkowym, przekaż jej kopie dokumentów organizacyjnych twojej korporacji. Dotyczy to aktu założycielskiego firmy, regulaminów, list głównych akcjonariuszy lub nazw właścicieli firmy i wszelkich innych dokumentów organizacyjnych wydanych przez państwo, w którym zarejestrowałeś swoją korporację. Przekaż jej kopie numerów identyfikacji podatkowej twojej firmy zarówno federalnym, jak i stanowym rządom.

Dokumenty podatkowe

Kiedy korzystasz z zewnętrznego księgowego do przygotowania deklaracji podatkowych, przynieś ze sobą wcześniejsze deklaracje podatkowe firmy, jeśli takie istnieją. Uwzględnij wszystkie dokumenty dotyczące podatku od wynagrodzeń składane kwartalnie w ciągu roku, w tym formularze podatkowe 940 i 941, formularze podatkowe u źródła i dokumenty dotyczące stanu bezrobocia. Nie zapomnij przynieść kopii wszystkich raportów płacowych, które obejmują kopie formularzy W-2 pracownika oraz formularze przekazywania raportów płac, takie jak formularze IRS W-3. Przygotuj kopie do wykorzystania przez księgowego wszystkich formularzy 1099 wydanych sprzedawcom, podwykonawcom lub niezależnym wykonawcom. Dołącz kopie wszelkich raportów o stanie sprzedaży na koniec roku. Dodaj do raportu rocznego paczki księgowego podsumowującego dane dotyczące podatku od pracowników, potrącenia składek ubezpieczeniowych i wszystkich innych kont związanych z pracownikami, takich jak programy nauczania lub plany stołówek.

Dokumenty pożyczkowe

Pożyczki dla przedsiębiorstw, na które dokonywane są płatności przez cały rok, dają możliwość odliczenia podatku. Poinformuj swojego księgowego, jeśli kupiłeś duże aktywa w ciągu roku, takie jak ciężarówki dostawcze lub sprzęt używany w Twojej firmie. Przynieś kopie faktur starych i nowych aktywów, które pokazują datę zakupu sprzętu, datę zakupu sprzętu i opis nabytego środka. Jeśli masz linię kredytową ze swoim pożyczkodawcą lub inną pożyczką korporacyjną wypłacaną co miesiąc, twórz kopie twoich dzierżaw i wszelkich dokumentów pomocniczych, które zapewniają wsparcie dla twoich pożyczek, dzierżaw czy linii kredytowych. Wydrukuj wyciągi z końca roku dla każdej pożyczki, dzierżawy lub linii kredytowej.

Dokumenty finansowe

Zastanów się nad tym, by Twój księgowy miał tymczasowy dostęp do twojego wewnętrznego systemu księgowego, aby pomóc w obliczaniu podatków. Jeśli nie jest to możliwe, należy dostarczyć kopie sprawozdań finansowych z końca roku, takich jak bilans firmy, zestawienie dochodów i wydatków, zyski zatrzymane, kapitały własne i zestawienie przepływów pieniężnych. Uwzględnij saldo rachunków na koniec roku i salda oszczędności, miesięczne wyciągi bankowe i informacje dotyczące uzgodnień bankowych. Wygeneruj także kopie wszelkich sald na koniec roku na rachunku inwestycyjnym lub dywidend wypłaconych akcjonariuszom przez cały rok, jeśli ma to zastosowanie, do wykorzystania przez księgowego.

Inne dokumenty

Gdy prowadzisz firmę produkującą produkt, twórz kopie raportów inwentaryzacji na koniec roku dla Twojego księgowego. Dołącz wszelkie raporty kosztów towarów używane do obliczenia raportu sprzedaży sprzedanego na koniec roku jako kopii zapasowej na koniec roku. Jeśli twoja firma zatrudnia sprzedawców, dołącz raport, który wskazuje mila służbowe prowadzone przez cały rok dla każdego pojazdu, który firma posiada lub zwraca koszty. Przygotuj szczegółowe rekordy, które zapewniają kopie mil przejechanych każdego roku. Jeśli twoja firma działa jako korporacja S, uwzględnij informacje na temat składki ubezpieczenia zdrowotnego dla głównych właścicieli firmy i osób pozostających na jej utrzymaniu, ponieważ IRS wymaga, aby ta informacja była uwzględniona w wynagrodzeniu brutto na W-2 pokazanych jako podlegające opodatkowaniu dodatkowe korzyści dla akcjonariuszy.