Co napisać, aby formalnie zaakceptować zaproszenie na spotkanie biznesowe

Szybka i dokładna reakcja na wezwania na spotkanie jest istotną częścią prowadzenia działalności. Planowanie spotkania może być wyzwaniem, więc szybka reakcja okazuje szacunek zarówno organizatorowi, jak i pozostałym uczestnikom. Jeśli akceptujesz, wyraź w swojej odpowiedzi, aby pozostali odbiorcy zrozumieli, że akceptujesz, jednocześnie upewniając się, że masz wszystkie informacje potrzebne do przygotowania się do spotkania.

Przejrzyj przed udzieleniem odpowiedzi

Poświęć minutę lub dwie, aby uważnie przeczytać zaproszenie na spotkanie i dwukrotnie sprawdzić swój kalendarz. Jeśli wyślesz potwierdzenie, które później musisz wycofać, może to sprawić, że będziesz wyglądał nieprofesjonalnie. Jeśli nie masz pewności, czy możesz odbyć spotkanie, odpowiedz szybko, podając wyjaśnienie i datę, kiedy będziesz wiedział, czy możesz wziąć udział. Dzięki temu nadawca wie, że otrzymałeś wiadomość i pomaga nadawcy koordynować niezbędną logistykę.

Przykład:

Dziękuję za włączenie mnie na to spotkanie. Muszę sprawdzić kilka rzeczy, zanim dam ci znać, czy będę mógł uczestniczyć. Na pewno prześlę odpowiedź nie później niż jutro EOD.

Potwierdź szczegóły uczestnictwa

Jeśli planujesz wziąć udział, powiedz to na początku swojej wiadomości, aby organizator spotkania nie musiał przekopywać się przez komunikację. Dobrym pomysłem może być również potwierdzenie wszelkich danych logistycznych, takich jak czas i miejsce.

Przykład:

Planuję wziąć udział w spotkaniu, ale tylko po to, aby potwierdzić szczegóły - spotkamy się w Roy's Coffee Shop na rogu 6 i Wilson, w następny czwartek, 8, o 3 po południu. Czy to prawda?

Wskazówka

• Jeśli miejsca spotkania nie ma w biurze, ani w biurze organizatora spotkania, wyjaśnij dokładną lokalizację swojej odpowiedzi, odnotowując ulicę, skrzyżowanie i być może dokładny adres miejsca, w którym się spotkasz. Należy pamiętać, że duże sieci kawiarni i restauracji mogą mieć wiele lokalizacji na niewielkim obszarze geograficznym lub nawet na tej samej ulicy.

Informowanie o potencjalnych konfliktach

Jeśli istnieje możliwość, że nie będziesz w stanie uczestniczyć w spotkaniu, wspomnij o tym po potwierdzeniu swoich planów uczestnictwa. Nie tylko jest to grzeczne, ale zapewnia również programowi do planowania spotkań informacje, które mogą pomóc jej podjąć decyzję o zmianie terminu spotkania w czasie, gdy wszyscy są pewni, że mogą uczestniczyć. Możesz również zaoferować alternatywę osobiście, na przykład za pomocą oprogramowania do połączeń konferencyjnych, aby zdalnie uczestniczyć w spotkaniu.

Przykład:

Moim planem jest być na spotkaniu, ale jest niewielka możliwość, że będę musiał zrezygnować z powodu sytuacji rodzinnej. Jeśli będę musiał anulować, dam Ci znać tak szybko, jak to możliwe. Jeśli uważasz, że rozsądniej jest mi zmienić termin, daj mi znać, gdy tylko będzie ci wygodnie. Jako alternatywę mogę być w stanie uczestniczyć przez Skype. Powiedz mi co myślisz.

Poproś o wyjaśnienia

Jeśli masz pytania na temat spotkania, umieść je w swojej odpowiedzi. Typowe problemy to:

• Miejsce spotkania

• Oczekiwana długość spotkania

• Problemy z parkowaniem

• Budowanie procedur bezpieczeństwa

• Wychodząc z kolegą lub asystentem

• Pokoje dla osób niepełnosprawnych

• Opcje technologii prezentacji, takie jak duży ekran lub funkcje połączeń konferencyjnych

Wskazówka

• Zanim klikniesz przycisk "wyślij", sprawdź, czy wiesz, na co odpowiadasz. O ile nadawca nie poprosił Cię o przesłanie odpowiedzi wszystkim osobom skopiowanym na poczcie, upewnij się, że odpowiedź dotyczy tylko nadawcy i współorganizatora, jeśli taki istnieje.