Co jest przedmiotem zainteresowania w porządku obrad?

Spotkania mogą być dynamicznymi spotkaniami, na których rodzą się innowacyjne pomysły. Mogą też szybko podburzać, gdy uczestnicy odchodzą, czując, że stracili czas i nic nie osiągnęli. Jako właściciel małej firmy, Twoim zadaniem jest kierowanie spotkaniem w kierunku dynamiki, z dala od frustracji. Aby to zrobić, powinieneś podwoić czas spędzony na opracowywaniu porządku, zgodnie z "Forbes". W ramach procesu tworzenia agendy musisz utworzyć elementy fokusu, które kształtują treść i kierunek spotkania.

Znaczenie organizacyjne

Element fokusowy, znany również jako punkt programu, element działania lub temat, jest przedmiotem zaplanowanym do rozważenia lub omówienia podczas spotkania. Porządek obrad jest listą elementów fokusowych, uczestników odpowiedzialnych za ich prezentację lub dyskusję oraz ilość poświęconego im czasu. Strategicznie uporządkowane w porządku obrad, porządek elementów fokusowych daje przegląd struktury spotkania. Na przykład pierwszy punkt skupienia będzie pierwszym omawianym punktem, natomiast ostatni element fokusu będzie ostatnim zagadnieniem rozpatrywanym przed odroczeniem spotkania.

Nacisk na działanie

Przedmioty skupione muszą zaczynać się od czasowników czynności, aby pomóc członkom zrozumieć, co należy osiągnąć. Na przykład, jeśli po prostu wyświetlisz listę "gości na liście wydarzeń", uczestnicy nie będą wiedzieć, czy dopracowujesz, przeglądasz, wybierasz lub poprawiasz listę gości. Zamiast tego napisz "Głosuj na liście gości wydarzenia". Dzięki temu element fokusa staje się bardziej przejrzysty, a uczestnicy spotkania wiedzą, czego się spodziewać.

Wybór pozycji ostrości

Przed podjęciem decyzji o fokusowaniu określ, co chcesz osiągnąć po zakończeniu spotkania. Gdy znasz już cele swojego spotkania, możesz opracować punkty skupienia, które pomogą Ci je osiągnąć. Miejsca, w których można się skupić, to minuty z ostatniego spotkania i opinie uczestników. Po opracowaniu listy potencjalnych elementów fokusu upewnij się, że przedmioty są powiązane i obejmą wszystkich uczestników. Jeśli nie są, rozważ posiadanie więcej niż jednego spotkania, aby zapewnić uczestnikom skupienie i zaangażowanie.

Być przygotowanym

Jeśli umieścisz element fokusu na planie spotkania, upewnij się, że wybrany uczestnik jest gotowy do zajęcia się nim, zbierając niezbędne materiały pomocnicze. Na przykład, jeśli element fokusowania stwierdza "Zatwierdź raporty finansowe", musisz mieć raporty na spotkaniu z Tobą. Jako właściciel firmy możesz zapewnić sobie dobre spotkanie, sprawdzając, czy każdy uczestnik ma dostęp do niezbędnych materiałów pomocniczych na kilka dni przed spotkaniem.