Polityka dotycząca kosztów podróży pracowników

Zwykle koszty podróży pracowników są trzecim co do wielkości kontrolowanym wydatkiem w biznesie, zgodnie z AllBusiness.com. Zasady dotyczące zgłaszania kosztów podróży mają zasadnicze znaczenie dla dużych i małych przedsiębiorstw, a także zapewniają, że pracownicy otrzymują zwrot kosztów podróży z własnej kieszeni. W przypadku małych firm polityka wydatkowania kosztów podróży pracowników jest bardziej istotna niż w przypadku dużych firm, które znacznie rzadziej muszą zminimalizować koszty podróży.

Identyfikacja

Polityka dotycząca kosztów podróży to pisemne postanowienie w podręczniku dla pracowników, które określa, jakie rodzaje wydatków firma zwraca i jak pracownik musi żądać wydatków, zgodnie z AllBusiness.com. Typowe polityki dotyczące wydatków obejmują również sekcję dotyczącą konsekwencji naruszenia zasad.

Funkcjonować

Pisemna polityka wydatków na podróże daje pracownikowi jasne objaśnienie zasad zwrotu kosztów podróży i pozwala uniknąć nieporozumień, zgodnie z witryną podręcznika dla pracowników. Polityka wydatkowania kosztów podróży zapewnia rozsądne zakwaterowanie dla pracownika, minimalizując jednocześnie wydatki firmy na uzasadnione potrzeby biznesowe i rozrywkowe.

Korzyści

Polityka dotycząca kosztów podróży pracowników może pozwolić małej firmie na zwiększenie dźwigni finansowej przy negocjowaniu cen wspólnych kosztów podróży, takich jak hotele, co korzystnie wpływa na wyniki finansowe. Ponadto zasady dotyczące kosztów podróży wymagają pisemnej dokumentacji wydatków, co ułatwia właścicielowi firmy lub jego księgowemu podczas zatwierdzania zwrotów i wykonywania dokumentacji.

Ostrzeżenie

W sprawie z 2010 r. W amerykańskim Sądzie Rejonowym dla Północnego Dystryktu Kalifornii sąd orzekł, że pracownik może naruszyć zasady dotyczące kosztów podróży służbowych, ale firma musi nadal zwrócić pracownikowi, jeśli firma ma wiedzę na temat wydatków, zgodnie z Strona internetowa Legal Resources. BLR zaleca zwrot kosztów pracownikom, jeśli istnieje uzasadniona wiedza na temat wydatków. Jeśli pracownik podróżuje, najprawdopodobniej potrzebował hotelu i transportu, nawet jeśli nie zgłosiłby kosztów.

Wskazówka

Małe firmy powinny rozważyć zastosowanie przykładowej polityki kosztów podróży pracowników w celu kształtowania własnej polityki, pamiętając, że firma może musieć ją zmodyfikować w celu spełnienia potrzeb budżetowych. Upewnij się również, że pracownicy wyraźnie rozumieją, że otrzymają zwrot kosztów podróży, ale muszą zgłosić wydatki tak szybko, jak to możliwe.