Wymagania systemowe dotyczące zarządzania dokumentami

Systemy zarządzania dokumentami zmieniają sposób przechowywania i pobierania dokumentów oraz informacji przez organizacje. Zastępują stare akta i szafki na dokumenty nowymi, zaawansowanymi technologicznie narzędziami. Pliki elektroniczne mogą być natychmiast odzyskiwane przez każdego w firmie i chronione przez wyrafinowane szyfrowanie. Inteligentne optyczne rozpoznawanie znaków umożliwia każdemu użytkownikowi przeszukiwanie całej bazy danych pod kątem słów kluczowych, co upraszcza pobieranie ważnych dokumentów. Każdy system zarządzania dokumentami wymaga kilku kluczowych komponentów.

Skaner

Każdy papierowy dokument otrzymany przez organizację musi zostać zeskanowany, aby stworzyć wersję cyfrową. Skanery są w różnych kształtach i rozmiarach. Większe organizacje mogą chcieć zbadać skaner zbiorczy, który działa podobnie do kopiarki, z automatycznym podajnikiem, który może automatycznie przetwarzać długie dokumenty. Wiele skanerów łączy rolę drukarki, faksu i skanera w jednym urządzeniu, tworząc automatycznie cyfrowe wersje wszystkich wydruków. Mniejsze firmy mogą chcieć kupić niedrogi skaner płaski, który może z łatwością obsługiwać mniejsze ilości.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami

System zarządzania dokumentami jest tak dobry, jak oprogramowanie, które go napędza. Dostępnych jest wiele systemów, z których każdy oferuje wyspecjalizowaną funkcjonalność. Wszystkie systemy pozwalają na przypisywanie cyfrowych kodów do dokumentów, przypisywanie dokumentów do portali i zezwolenie użytkownikom na pobieranie określonych dokumentów. Wiele systemów obejmuje sposoby ochrony hasłem poufnych informacji i dodawania adnotacji do dokumentów przed przekazaniem ich innej osobie. Zanim zdecydujesz się na systemy zarządzania dokumentami, zastanów się, w jaki sposób każdy dział Twojej firmy przechowuje i pobiera dzisiaj dokumenty papierowe, i wykorzystaj to jako podstawę wymaganej funkcjonalności.

Urządzenie pamięci masowej

Po digitalizacji dokumentu, musi on być bezpiecznie przechowywany w celu pobrania, gdy jest potrzebny. Urządzenia pamięci masowej różnią się rozmiarem i funkcjonalnością. Mniejsze biura mogą chcieć przypisać dysk twardy do serwera w celu przechowywania dokumentów. Większe biura mogą wymagać dedykowanego urządzenia pamięci masowej. Rozważ włączenie procedury tworzenia kopii zapasowej poza siedzibą, która tworzy duplikat bazy danych. W przypadku niesprawności urządzenia, pożaru, zalania lub kradzieży urządzenia pamięci masowej, wszystkie dane klienta mogą być natychmiast pobrane z dysku kopii zapasowej, bez utraty ważnych dokumentów.