Wytyczne dotyczące przygotowania memorandum do rozmów z pracownikami

Memorandum to dokument adresowany do konkretnych osób w organizacji w celu zarejestrowania umowy, dostarczenia informacji lub umożliwienia jakiegoś działania. Celem memorandum lub notatki wewnętrznej jest informowanie czytelnika - nie przekonywanie. Ważność jest ważna podczas pisania notatki, ponieważ decydenci muszą szybko przyswoić zawartość i mogą używać tej notatki jako punktu odniesienia długo po jej napisaniu.

Poznaj swoją publiczność

Kiedy przygotowujesz się do napisania swojej notatki, musisz znać swoich odbiorców. Aby poznać swoich odbiorców, zadaj sobie kilka pytań. Kim oni są? Czy notatka zostanie odczytana przez decydentów lub menedżera? Zacznij pisać notatkę, pytając siebie, co czytelnik musi wiedzieć. Zastanów się nad stanowiskiem i obowiązkami czytelnika - na przykład adwokat może wykorzystać te informacje do przygotowania sprawy sądowej. Zdecyduj, ile informacji potrzebuje czytelnik, zanim będzie mógł podjąć dobrą decyzję.

Struktura zdania

Twoja struktura zdania powinna skupiać się na prostocie. Unikaj żargonu biznesowego i terminów technicznych. Pisz jasno, wybierając właściwe słowo i unikaj złożonych słów. Użyj konturu, aby utrzymać porządek i skupić się na tym, co masz zamiar powiedzieć dalej.

Części Memorandum

Nagłówek składa się z czterech części: nazwiska osoby, do której skierowana jest nota, nazwiska autora, tematu wiadomości i daty wysłania. Nagłówek jest zwykle oznaczony jako "Do", "Od", "Temat" i "Data". Następną częścią notatki jest ciało. W "przedstawionym pytaniu" paragrafie podano, o czym jest notatka. Przedstawia również fakty i cel projektu lub to, co uważasz za kluczowe - na przykład koszty podróży poza stanem. Ustęp "krótka odpowiedź" określa, jakie są twoje przewidywania. Może odpowiedzieć na pytanie, podsumować lub wydać zalecenie. Podaj fakty. "Dyskusja" jest największym akapitem i kończy notatkę. Tutaj zajmiesz się szczegółami, aby udowodnić, co napisałeś w akapicie "krótkiej odpowiedzi". Jeśli twoja dyskusja jest skomplikowana i analizuje kilka kwestii, podziel akapit na podtytuły.

Czytać korektę

Powinieneś zrewidować notatkę. Przeczytaj notatkę dotyczącą literówek, upewniając się, że nic nie wpisałeś. Zanim wydrukujesz lub wyślesz notatkę w wiadomości e-mail, sprawdź strukturę zdania i przeczytaj ją uważnie. Unikaj zakłopotania w pisowni czyjegoś imienia lub wysłania go na zły adres.