Do & n'tarts of Business Communication

Wysiłki zmierzające do zapewnienia hiszpańskojęzycznej wersji lokalnego głosowania wyborczego w Massachusetts przyniosły zabawny zwrot, gdy kandydat został oznaczony jako "aktualna ważka" zamiast "obecnego szeryfa". Błąd głosowania wynikał z jednoliterowego błędu w tłumaczeniu tekst i doprowadziły do ​​wycofania setek tysięcy głosów, zauważa felietonistka Dianne Williamson. Błędy takie jak ta ilustrują znaczenie utrzymywania komunikacji w biznesie, o czym nie myślimy.

Komunikacja pisemna

Nie należy sporządzać listu firmowego, notatki lub ulotki, a następnie drukować lub rozpowszechniać bez uprzedniej korekty materiału. Aby zapewnić dokładność, najlepiej poddać tekst drugiemu zestawowi oczu; poproś współpracownika o sprawdzenie go również. Jak sugeruje błąd głosowania w Massachusetts, jest to szczególnie ważne, jeśli używasz tekstu przetłumaczonego na inny język. Zatrudnij native speakera tego języka, aby sprawdzić tekst i upewnić się, że przekazuje on wiadomość, którą zamierzałeś. Nie zakładaj, że osoba, która przetłumaczyła materiał była doskonała.

Kanały komunikacji

Nie próbuj wyjaśniać skomplikowanych lub kontrowersyjnych planów biznesowych lub decyzji w wiadomości e-mail. Umów się na spotkanie pracowników, w którym możesz wyjaśnić te kwestie i odpowiedzieć na pytania pracowników. Publikowanie tych ogłoszeń osobiście pozwala ocenić niewerbalne informacje zwrotne i uniknąć nieporozumień, które mogą wynikać z błędnie zinterpretowanych wiadomości e-mail. Pamiętaj, że e-maile mogą nie być najlepszym kanałem komunikacyjnym do dostarczania dobrych wiadomości. Na przykład pracownik może znaleźć komplement w swojej pracy nad projektem o wiele bardziej znaczącym, jeśli poświęcisz czas na zatrzymanie się przy biurku i dostarczenie go osobiście.

Terminologia

Nie podawaj żargonu, akronimów ani terminów technicznych podczas komunikowania o swojej firmie z pracownikami publicznymi lub nietechnicznymi. Ci, którzy nie znają akronimów twojej branży, mogą pominąć fragmenty wypowiedzianej wiadomości, gdy próbują odszyfrować akronim używany w poprzednich zdaniach. Żargon i terminy techniczne w materiałach pisemnych mogą spowodować, że czytelnik rzuci Twój materiał marketingowy zamiast próbować go odszyfrować. Mylące warunki sprawiają, że widzowie czują się jak outsiderowie, efekt, którego nie chcesz mieć na klientach lub pracownikach. Unikaj używania najnowszej chwytliwej frazy przebijającej amerykańską kulturę. Skup się zamiast terminów, które mogą być zrozumiane przez ucznia siódmego stopnia.

Uczciwość i zwięzłość

Powiedz prawdę lub potwierdź, kiedy nie jesteś gotowy do dyskusji na dany temat, ale nie okłamuj pracowników ani klientów. "Zamiast kłamać, trenować siebie, aby odpowiedzieć, " nie jestem wolny, aby komentować "lub" Nie mogę odpowiedzieć na to w pełni teraz ", gdy pytają mnie o poufne lub wrażliwe tematy" - radzi trener Stever Robbins. Zachowaj krótką komunikację, jeśli to możliwe. Badania z University of Tennessee pokazują, że przeciętny dorosły ma czas uwagi 20 minut, zauważa magazynek Inc. Zadaj sobie pytanie, jak ważna jest każda informacja, zanim umieścisz ją w liście, e-mailu lub prezentacji. Kiedy rozmawiasz z grupą, utrzymuj uwagę publiczności, zadawaj pytania, wykorzystuj krótkie klipy wideo i opowiadaj historie ilustrujące najważniejsze punkty.