Jak radzić sobie z planowaniem awaryjnym

Twoja mała firma potrzebuje planu nie tylko tego, co należy zrobić, aby chronić pracowników w razie katastrofy, ale także jak szybko uruchomić swój biznes. W rzeczywistości wielu kredytodawców wymaga od firm posiadania planu awaryjnego, zanim będą pożyczać pieniądze. Rozpocznij swój proces planowania, rozważając kluczowe decyzje, które musisz podjąć na długo przed katastrofą, taką jak wybuch ognia, eksplozja lub terroryzm.

1.

Stwórz komisję planowania awaryjnego. Może okazać się, że zbyt łatwo odkładać planowanie katastrofy na rzecz spraw bardziej pilnych, dlatego powinieneś powołać komisję, która zajmie się tą sprawą. Komisja ta powinna wyznaczyć termin na sporządzenie planu działań podczas katastrofy i po niej. Utwórz regularny harmonogram spotkań i wyjaśnij, że oczekujesz ukończenia projektu w terminie.

2.

Zapytaj o plany na kilka godzin po katastrofie. Członkowie muszą ustanowić miejsce spotkań poza miejscem pracy dla pracowników i ustanowić przejrzystą strukturę dowodzenia. Plan powinien zawierać numery alarmowe dla osób udzielających pierwszej pomocy, lokalizacji pobliskich szpitali oraz procedury uzyskania sprzętu pierwszej pomocy i zaopatrzenia.

3.

Zaplanuj od jednego do trzech dni po katastrofie. Komitet ds. Planowania musi szczegółowo planować rozpoczęcie działalności. Powinno to obejmować tymczasowe plany dotyczące alternatywnych lokali, a także tymczasowe wyposażenie, takie jak komputery i kopiarki. Komitet powinien ustanowić metodę uzyskiwania usługi telefonicznej i powinien wyjaśnić, w jaki sposób pracownicy mogą wykonywać pracę w domu lub w innych odległych miejscach w zakresie podstawowych zadań.

4.

Podaj szczegóły dotyczące miesięcy po katastrofie. Miesiące po katastrofie powinny zostać wydane na przywrócenie firmy do pełnej eksploatacji. Komitet musi opracować plan zabezpieczenia stałych kwartałów, jeżeli pierwotne pomieszczenia zostaną zniszczone; uzyskanie stałych linii telefonicznych, w tym oryginalnych numerów telefonów; zgłoszenie roszczeń ubezpieczeniowych; oraz pozyskiwanie finansowania na sprzęt zastępczy do czasu pobrania opłaty ubezpieczeniowej. Komitet powinien zostać poinformowany, że plan zakończy się pełnym przywróceniem działalności firmy.

5.

Poproś komitet o raportowanie podczas całego procesu planowania. Każda faza planu awaryjnego jest odrębna, więc komisja powinna zdać raport, gdy każdy etap zostanie ukończony. Umożliwi to przegląd strategii komitetu i sprawdzenie, czy robią one zadowalające postępy w kierunku dotrzymania terminu.

Wskazówka

• Możesz znaleźć wiele darmowych szablonów online, które Twój komitet planowania może wykorzystać do ukończenia planu awaryjnego.

Ostrzeżenie

• Niepowodzenie w opracowaniu planu awaryjnego może oznaczać upadek firmy w przypadku katastrofy.