Jak pisać wiadomości e-mail z wyrażeniami

Podczas pisania wiadomości e-mail w praktycznie każdej sytuacji ważne jest, aby była ona tak jasna i konkretna, jak to tylko możliwe. Ponieważ odbiorca wiadomości e-mail łatwo przyjmuje niewłaściwe słowa, ponieważ nie ma bezpośredniego kontaktu z wiadomością, Twoja komunikacja online powinna zawierać kilka rodzajów wyrażeń i unikać korzystania z innych. Dobrze napisane wyrażenia w wiadomościach e-mail mogą pomóc w wyraźnym przekazaniu wiadomości, nawet jeśli nie rozmawiasz z odbiorcą osobiście.

1.

Rozpocznij swój e-mail z podstawowym wyrazem powitania, zależnym od odbiorcy wiadomości i relacji z nią. Używanie wyrażenia typu "Hi" nadaje się do korespondencji z przyjaciółmi, a "Dear" to bardziej formalne powitanie. Wyrażenie takie jak "Do kogo może interesować" jest idealne, gdy nie znasz nazwy docelowego odbiorcy, na przykład podczas pisania do firmy.

2.

Podaj przyczynę wysłania wiadomości e-mail, jeśli przesyłasz ją z konkretnego powodu lub istnieje pilna potrzeba wysłania wiadomości. W rozmowie telefonicznej możesz wymienić kilka uprzejmości, zanim przejdziesz do treści rozmowy. W formacie e-mailowym od razu uzyskaj te informacje, używając wyrażenia typu: "Piszę tę krótką notatkę, aby poprosić o pozwolenie ...." W ten sposób odbiorca będzie wiedział, dlaczego piszesz od razu .

3.

Unikaj używania klisz w korespondencji e-mailowej, ponieważ mogą one mylić i wprowadzać w błąd adresata wiadomości e-mail. W rozmowach twarzą w twarz obie osoby mogą z łatwością zrozumieć, kiedy używasz frazesu, na przykład: "Dzwoniłem do niego 50 razy, zanim go odebrał." Jeśli powiesz tego typu oświadczenie w e-mailu, może on zostać utracony na drugiej osobie.

4.

Uważaj na użycie werbalnych zwrotów, ponieważ wydają się one poważniejsze, gdy pojawiają się za pośrednictwem słowa pisanego. Jeśli powiesz coś tak nieszkodliwego, jak: "Zadzwonię do niej dziś wieczorem", odbiorca wiadomości e-mail może przyjąć twoją wiadomość e-mail jako pisemne potwierdzenie planowanej akcji. W środowisku pracy szef może cię pociągnąć do odpowiedzialności, jeśli nie wykonasz poleceń wekslowych.

5.

Zakończ swój e-mail z końcowym wyrażeniem odpowiednim do relacji z odbiorcą i kontekstem wiadomości. Aplikacja biznesowa może zawierać wyrażenia, takie jak "Dziękuję za poświęcony czas" i "Z poważaniem", podczas gdy nieformalny adres e-mail nie wymaga niczego oprócz podpisania swojego imienia, a nawet pseudonimu.