Wytyczne dotyczące wydatków

Małe firmy zwykle mają określone wytyczne dotyczące zgłaszania kosztów podróży. Pracownicy muszą ściśle przestrzegać tych wytycznych, aby nie otrzymywali zwrotów wydatków. Może to opóźnić zwrot kosztów. Wytyczne dotyczące wydatków zawierają zwykle limit wydatków lub diet na wydatki, procedury raportowania, wymagania dotyczące pokwitowania, zasady dotyczące bezzwrotnych wydatków i odpowiednie kanały autoryzacji.

Asygnowanie

Ważnym aspektem wytycznych dotyczących wydatków jest nauczenie się, jak budżetować codzienne wydatki, zgodnie z Employment-Handbook.org. Na przykład, jeśli zabawiacie klientów lub jedliście drogie kolacje jedną noc, powinniście zjeść obiad taniej następnego lub drugiego dnia, aby pozostać w budżecie. Wytyczne te są zazwyczaj pisane w podręczniku dla pracowników w celu łatwego odniesienia się do nich. Zapytaj swojego przełożonego o wytyczne dotyczące kosztów podróży przed pierwszą podróż służbową.

Raportowanie

Powinieneś zgłosić każdy wydatek w określonym dniu, w którym wydatek się wydarzył. Opłaty za przejazdy samochodem lub koszty podróży należy zgłaszać w określone dni odlotu i powrotu. Przykładowo, powinieneś zanotować koszt wyjazdu w dniu wyjazdu, a następnie zanotować cenę podróży powrotnej po powrocie. Ponadto, jeśli przejedziesz 100 mil do iz lotniska, podziel swój przebieg na pół. Następnie pomnóż przydział przebiegu firmy (tj. 27 centów za milę) o 50 mil i zapisz go pod datą wyjazdu. Następnie zgłoś drugą połowę lotu powrotnego i wróć do domu w tym dniu. Zapisz wszystkie wydatki z rzędu w raporcie wydatków. Pomaga uporządkować wpływy dzień wcześniej, co pozwala zaoszczędzić czas. Będziesz musiał napisać w określonych datach w raporcie wydatków, ponieważ te spacje są zwykle puste. Na koniec dodaj sumy dziennych wydatków w pionie, a następnie obliczyć sumy dla każdego rodzaju wydatków w poziomie. Odejmij wszelkie zaliczki wypłacone przez firmę od tych, które są należne. Upewnij się, że sprawdziłeś swoje obliczenia przed włączeniem raportu wydatków. (Patrz: odniesienia 1 i 2 oraz zasób 1)

Wymagania dotyczące odbioru

Powinieneś zachować wszystkie rachunki, w tym taryfę kabinową, za każdym razem, gdy wydajesz pieniądze na podróż. Zasadniczo wymagane będą tylko rachunki za posiłki przekraczające pięć dolarów. Mimo to, trzymanie wszystkich rachunków będzie lepiej pomagało w dokładnym raportowaniu wydatków. Dodatkowo upewnij się, że załączyłeś wszystkie wymagane rachunki do swojego raportu wydatków. Oprócz pokwitowania z posiłków powyżej pięciu dolarów, należy załączyć paragony przekraczające 25 USD na wszystkie inne wydatki.

Bezzwrotne wydatki

Niektórych wydatków nie można uwzględnić w zestawieniu wydatków. Na przykład nigdy nie należy umieszczać na rachunku wydatków na biletach parkingowych, nadmiernych kosztach bagażu ani opłatach dla członków rodziny. Jeśli spędzasz dodatkowe dni w danym mieście na wakacje, nie dodawaj tych wydatków do swojego raportu dotyczącego wydatków. Aby uzyskać więcej wskazówek na temat bezzwrotnych wydatków, sprawdź podręcznik firmy lub porozmawiaj z ludźmi. Możesz również zapoznać się z wytycznymi dotyczącymi kosztów podróży na stronie Employee-Handbook.org.

Upoważnienie

Większość firm będzie wymagać, abyś zwrócił swój raport z wydatków do swojego przełożonego. Upewnij się najpierw, że podpisałeś i zrobiłeś kopię. Zwrot pieniędzy za podróż może potrwać kilka tygodni, ponieważ zobowiązania do zapłaty zazwyczaj wymagają przejrzenia.