Opracowanie memorandum wewnętrznego

Wewnętrzne memoranda dostarczają współpracownikom i menedżerom informacji o projektach, celach, terminach, problemach i innych tematach. Jeśli spodziewasz się, że twoje notatki zostaną przeczytane, ważne jest, aby pisać tak zwięźle, jak to możliwe i jasno określić cel notatki. Szybka analiza formatowania notatek pomoże ci upewnić się, że twoje notatki są jasne i zwięzłe.

Nagłówek

Nagłówek zawiera datę, listę nazwisk odbiorców, listę twoich nazwisk i krótki opis tematu. Umieść każdy z tych elementów w osobnych wierszach. "Do:" poprzedza listę odbiorców, "Od:" poprzedza twoje imię, "Data:" poprzedza datę, a "Temat:" poprzedza opis tematu. Najważniejszą częścią nagłówka jest temat. Czytelnicy powinni szybko zrozumieć, jakie informacje lub instrukcje znajdują się w treści notatki, czytając wiersz tematu. Dobry wiersz tematu opisuje cel notatki w jak najmniejszej ilości słów.

Wprowadzenie

Wprowadzenie zawiera pewne tło na temat, który omówisz w treści notatki. Chociaż tematem może być dobrze znany, odbiorcy mogą potrzebować dodatkowych informacji, szczególnie jeśli nie są bezpośrednio zaangażowani w projekt. Krótko wyjaśnij przyczynę memo w paragrafie dwu- lub trzyzdaniowym. Celem wprowadzenia jest upewnienie się, że odbiorcy dokładnie rozumieją, co zostanie omówione i dlaczego otrzymali notatkę.

Ciało

Treść notatki szczegółowo wyjaśnia temat wymieniony w temacie. Jeśli celem notatki jest aktualizacja odbiorców statusu projektu, możesz krótko wyjaśnić cel projektu i wyświetlić wszystkie elementy, które zostały zakończone i te, które nie zostały ukończone. Jeśli potrzebujesz zatwierdzenia do wykonania zadania lub zadania, ciało powinno zawierać informacje wyjaśniające dokładnie to, co planujesz zrobić, kiedy planujesz to zrobić i jak masz zamiar to zrobić. Unikaj dodawania nieistotnych szczegółów. W notatce powinny znaleźć się tylko informacje, które czytelnicy muszą zrozumieć, lub podjąć decyzję.

Wniosek

Wniosek wyjaśnia, jakie działania chciałbyś podjąć po przeczytaniu notatki. Możesz poprosić o dane wejściowe, decyzję lub zaprosić odbiorców na spotkanie w celu omówienia tematu. Wniosek powinien zawierać informacje dotyczące sposobu skontaktowania się z Tobą. Uwzględnij więcej niż jedną metodę kontaktu, taką jak numer telefonu i adres e-mail. Jeśli istnieje termin na odpowiedź na notatkę, ważne jest również odnotowanie tych informacji.