Efektywne pisanie komunikacji biznesowej

Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś notatkę pełną literówek i błędów gramatycznych, prawdopodobnie zdyskredytujesz wiadomość w notatce. Lub, jeśli notatka jest zbyt długa i nie określa właściwego zadania w odpowiedni i jasny sposób, będziesz zdezorientowany tym, czego oczekuje się od ciebie i twoich kolegów z drużyny. Skuteczne pisanie biznesu jest tak samo ważne jak komunikacja ustna i może wpływać na wydajność i zyski.

Poznaj swoją publiczność

Szczegółowy dokument krok po kroku dla planu projektu zostanie napisany inaczej niż list sprzedaży przesłany na listę potencjalnych klientów. Pierwszym kluczem do udanego pisania biznesu jest poznanie odbiorców. Wpływa to nie tylko na rzeczywiste słowa, których będziesz używać, ale także na ton tego, co piszesz. Ton szczegółowego planu będzie zwięzły, logiczny i do punktu. List sprzedaży będzie bardziej emocjonalny w tonie i bardziej przekonujący.

Formaty

Program do edycji tekstu i arkuszy kalkulacyjnych udostępnił twórcom biznesowym wiele formatów zapisu. Wybór formatu jest ważny i może pomóc Ci lepiej przekazać wiadomość. Plan projektu najprawdopodobniej zostanie przekazany, przynajmniej częściowo, za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, podczas gdy list sprzedaży zwykle nie jest dłuższy niż strona i umieszczony na papierze firmowym.

Skład i styl

Kiedy faktycznie zaczynasz pisać, są kwestie dotyczące kompozycji i stylu, które pomagają w procesie. Utworzenie konspektu - szczególnie przydatnego w przypadku pisania długiego dokumentu - pomaga podzielić zadanie na łatwe do zarządzania informacje, które są bardziej czytelne dla odbiorców. Użyj prostego języka, który będzie zrozumiały dla wszystkich, którzy czytają twój kawałek. Upewnij się, że Twój główny temat nie zagubił się w Twojej retoryce. Wszystko, co napiszesz, powinno wspierać główny motyw, aby Twoja wiadomość nie zaginęła.

Dokumenty przyjazne dla czytelnika

Krótkie akapity komunikują się lepiej niż dłuższe, a nagłówki muszą przyciągać uwagę czytelnika. Dodawanie wykresów i wykresów, znów łatwe w dzisiejszym oprogramowaniu, rozbija tekst i dodaje do zrozumienia.

Obserwuj swoją gramatykę

Nic nie wygląda bardziej nieprofesjonalnie niż dokument z błędami gramatycznymi i błędami ortograficznymi. Nawet w przypadku sprawdzania pisowni i gramatyki we współczesnych programach łatwo można popełnić błędy w dokumencie, który narusza przesłanie dokumentu. Upewnij się, że czytasz to, co napisałeś z perspektywy czytelnika i upewnij się, że jest to doskonały list. Sprawdź także niejasności. Przejrzysty, bezpośredni język pomaga zapewnić, że twoja wiadomość zostanie zrozumiana.