Skuteczne metody komunikacji w organizacji

Jako grupa, właściciele małych firm są znani jako świetni mówcy. Zwykle mają wiele do powiedzenia - a mianowicie produkty lub usługi, które odzwierciedlają ich życiową pasję, a także ich działalność. Jednak ten "dar gab" niekoniecznie przekłada się na skuteczną komunikację. W taki sam sposób, w jaki słuchanie różni się od słuchania i czytania, nie gwarantuje zrozumienia, samo mówienie nie zawsze prowadzi do użytecznej komunikacji. Niezależnie od tego, czy właściciel małej firmy zarządza 10 pracownikami, czy 100, może on zagwarantować pewną pewność: będzie musiał przekazywać informacje, jasno i dyplomatycznie, każdego dnia.

Bardziej niż jego zadowolenie ilorazu zależy od tego uzdolnienia; przyszłość firmy może również na tym polegać - przynajmniej jeśli wierzysz, że rozwój firmy wiąże się z zadowoleniem i motywacją pracowników.

Dlatego nawet najbardziej wybredni właściciele małych firm mogą doskonalić swoje wrodzone umiejętności i dokonać przeglądu:

• Podstawowe potrzeby komunikacyjne małej firmy.
• Różne metody komunikacji.
• W jaki sposób informacje powinny być przekazywane pracownikom. Skuteczne strategie komunikacji organizacyjnej. Koszt ignorowania komunikacji organizacyjnej.

Jaki jest potrzebny komunikat organizacji?

Przed startem właściciele małych firm konfrontują się z wieloma problemami, które sprawdzają ich umiejętności komunikacyjne (i ich cierpliwość). Muszą założyć narzędzia, takie jak telefon, usługi elektryczne i internetowe. Muszą zamówić materiały biurowe i negocjować harmonogramy dostaw. Muszą zagwarantować, że ich plan marketingowy zostanie sfinalizowany, a ich systemy rachunkowości zostaną wprowadzone. I, oczywiście, muszą reklamować, przeprowadzać wywiady i zatrudnić ludzi, którzy będą pracować razem z nimi, gdy podejmą nowe przedsięwzięcie.

Wszystkie te spotkania stanowią dobrą praktykę dla rodzajów komunikacji Właściciele małych firm będą odpowiedzialni za dzień po uruchomieniu. Sama kwestia będzie się wahać od trywialnego ("Kto zostawił napój gazowany w zamrażarce, który wybuchł z dnia na dzień?") Do bardzo znaczącego ("Nowy konkurent właśnie przeniósł się w dół bloku, oto jak odpowiemy.").

Cele tej wewnętrznej komunikacji zasadniczo należą do jednej lub więcej następujących kategorii:

• Aby poinformować, zdecydowanie najbardziej rozpowszechnioną formą komunikacji biznesowej. Wynika z tego, że dobrze poinformowani pracownicy generalnie lepiej wykonują swoją pracę, o ile podane informacje są dokładne, znaczące i pomocne. * Udzielanie porad, często w formie instrukcji i szkoleń.
• Oferowanie sugestii, pomysłów i opinii, których jakość może przypieczętować status małego przedsiębiorcy jako autorytatywnego lidera opinii. * Przekonywać, a najlepiej w sposób łagodny, a nie przymusowy.

• Motywować -

  kiedy komunikacja jest inspirująca, może zdziałać cuda, tworząc i cementuje lojalność pracowników. Aby wyrazić opinię, zwłaszcza na temat celów związanych z wydajnością. Aby kontrolować proces lub wynik, który może brzmieć groźnie, dopóki nie pomyślisz o możliwościach. Pracownicy w każdej firmie muszą przestrzegać określonych zasad, procedur lub protokołów. W ten sposób kontrolowanie procesu lub wyniku może pomóc Twojej małej firmie działać płynnie i bez zakłóceń.

Jakie są różne metody komunikacji?

Nawet jeśli ledwie udało ci się otworzyć swój comiesięczny plan komunikacji marketingowej, prawdopodobnie uderzy Cię różnorodność taktyk opracowanych przez zespół marketingowy. Tak właśnie powinno być, szczególnie w początkach działalności firmy.

Jeśli martwisz się śledzeniem ich wszystkich, będzie to szczególnie dobra wiadomość, że komunikacja wewnętrzna sprowadza się zasadniczo do dwóch różnych metod: pisemnej i werbalnej.

To może wydawać się dość proste, ale warto zastanowić się nad możliwościami, jakie oferują obie metody:

• Pisemna korespondencja zawiera wiadomości e-mail, listy, notatki, propozycje, listy, podręczniki szkoleniowe, polityki i media społecznościowe. * Komunikacja werbalna obejmuje komunikację twarzą w twarz, zarówno indywidualnie, jak i grupowo, oraz wiele kanałów, telefon i narzędzia do telekonferencji.

Nawet dwie metody komunikacji mogą dać ci coś do myślenia. Innymi słowy, skąd wiadomo, na której metodzie można polegać? Będzie to zależało od sytuacji, ale komunikacja pisemna może być bardziej odpowiednia, gdy:

• Natychmiastowe informacje zwrotne nie są konieczne.
• Przesłanie jest bardzo szczegółowe lub złożone (co oznacza, że ​​może być czytane kilka razy, aby zapewnić zrozumienie). Odbiorca jest chwilowo niedostępny. Konieczny jest stały zapis komunikatu.

Komunikacja werbalna może być lepszym wyborem, jeśli:

• Przesłanie jest pilne lub aktualne. Konieczna jest interakcja lub natychmiastowa informacja zwrotna. Przesłanie jest proste i proste.
• Nie jest wymagana żadna trwała rejestracja.

Niektórzy właściciele małych firm dodaliby trzecią - a często równie skuteczną - metodę: niewerbalną komunikację. Jest to słuszny punkt, zwłaszcza, że ​​wiele badań komunikacyjnych pokazuje, że ludzie oceniają komunikat werbalny zarówno za treść, jak i za komunikację za pomocą takich sygnałów, jak ton głosu, kontakt wzrokowy, mimika twarzy, język ciała i postawa.

W jaki sposób organizacja powinna przekazywać informacje pracownikom?

Jeśli zapytasz, prawdopodobnie otrzymasz wiele konstruktywnych opinii o swoim stylu dostawy. Ale żaden pracownik nie będzie w stanie zakwestionować twoich metod komunikacyjnych, jeśli dojdziesz do pewnych zasad:

• Bądź na czasie. Postaraj się, aby pracownicy słyszeli wiadomości i informacje od Ciebie, a nie osoby trzeciej. Jeśli informacje są poufne, powiedz to. Ludzie są wiarygodni dzięki poufnym informacjom; w rzeczywistości często pochlebia im zaufanie. Mają tendencję do plotek i rozpowszechniania plotek w przypadku braku informacji. Bądź szczery. Możesz, ale nie musi, zasubskrybować ideę "przejrzystości". Może się zdarzyć, że nie możesz przekazywać pewnych informacji swoim pracownikom lub nie. Ale informacje, które przekazujesz, muszą być uczciwe, abyś był postrzegany jako wiarygodny. Bądź rzeczowy. Twoja wiarygodność zależy również od jakości podanych informacji. Jeśli więc zewnętrzne źródło wzmacnia twoją sprawę, wykorzystaj ją jako wsparcie.
• Bądź celowy. Twoi pracownicy nigdy nie powinni być zdani na zastanowienie się, "Po co to było?" W rzeczywistości powinieneś mieć jasno określony cel, zanim nawet zaplanujesz treść pisemnej lub ustnej wiadomości.
• Bądź jasny. Łatwiej niż się wydaje, ponieważ klarowność często wiąże się z praktyką. Smaruj krzywą uczenia się, używając prostego, precyzyjnego języka i unikaj złożonych terminów. Nie oznacza to, że powinieneś "głupi" wiadomości; Twoi pracownicy są prawdopodobnie bardzo bystrzy. Ale jeśli obawiasz się, że pomysł lub koncepcja może spowodować zamieszanie, zrób kopię z ilustracją lub przykładem, aby Twoja wiadomość została zrozumiana.
• Bądź uczciwy i pełen szacunku. Przedstaw wszystkie strony sytuacji i unikaj stronniczego, uwłaczającego i szkodliwego języka. Warto pamiętać, że jako właściciel małej firmy nadajesz ton swojej organizacji. A jeśli na przykład Twoi pracownicy Cię usłyszą, otwarcie dyskredytują konkurenta, prawdopodobnie poczują się uprawnieni do tego samego.
• Bądź pewny siebie. Jeśli nie masz pewności co do czasu, natury lub treści wiadomości, postępuj zgodnie z lepszymi instynktami i spraw, aby sprawa była bardziej przemyślana, zanim zaczniesz działać. Ludzie często szybko reagują na wahania i niepewność, a takie wątpliwości prawie na pewno podważą twoją wiadomość.

Jakie są rodzaje skutecznej komunikacji organizacyjnej?

Nie byłbyś właścicielem małej firmy, gdybyś nie chciał wystawić imprimatur na temat komunikacji organizacyjnej. Poza tym, jaki jest dobry "prezent dla gab", jeśli nie chcesz mieszać rzeczy i tworzyć swój własny "koktajl" komunikacyjny?

Oczywiście, będziesz chciał zastosować strategie, które uzupełnią Twój osobisty styl i poziom komfortu. Podobnie jak wielu właścicieli firm, możesz czuć się komfortowo w tradycyjnych działaniach, szczególnie w kontaktach twarzą w twarz. Jednak wraz z rozwojem firmy i szukaniem sposobów na utrzymanie zaangażowania pracowników, produktywność i motywację, niektóre z tych strategii "spotykaj się z tradycją i nowinkami" mogą Ci dobrze służyć:

• Powtarzające się spotkania z niespodzianką. Nie ma nic nowego (lub, powiedzmy, ekscytującego) na temat spotkań, ale to zależy od tego, kto je prowadzi - i jak. Jeśli chcesz, możesz je nazwać "check-in", ale regularne "spotkania grupowe" mogą utrzymać odpowiedzialność i koncentrację pracowników. Jeśli martwisz się o zmniejszanie poziomu uwagi, organizuj spotkania "wstań", w których wszyscy stoją. (Sesje też mogą być krótsze.) Możesz też usiąść w kręgu. Lub zaplanuj "łapankę" w każdy piątek, zakładając, że będzie to towarzyska godzina, aby zakończyć tydzień z optymistyczną notatką.
• Otwarte i obrotowe drzwi. Polityka otwartych drzwi również nie budzi w szturmie małego biznesu. Ale wyobraź sobie zaskoczenie swoich pracowników, gdy odwrócisz paradygmat i przejdziesz przez ich drzwi i podniosłeś krzesło na rozmowę, nieoficjalną lub w inny sposób. Jeśli chcesz naprawdę dawać przykład i chcesz, aby pracownicy przechodzili przez twoje drzwi, aby z tobą porozmawiać, wyjaśnij, że uważasz, że otwarte drzwi powinny obracać się w obie strony.
• Mentor o znaczeniu. Łatwo jest przeoczyć procedury wchodzące na pokład, przyjmując za pewnik, że nowi pracownicy będą "uczyć się na bieżąco". Ułatw sobie krzywą uczenia się, przypisując mentora, który będzie służył jako zasób do nauki przez co najmniej sześć miesięcy. Inne korzyści: Mentorzy zwykle cenią sobie status (kusząc zdrową konkurencję wśród swoich rówieśników) i często zgłaszają konstruktywną krytykę szefowi (tobie).

Jakie są skutki złej komunikacji organizacyjnej?

Zapewne zrozumiałeś, że efektywna komunikacja wymaga czasu. To zajmuje trochę czasu, abyś raczej cieszył się spokojną godziną lunchu niż sędziowaniem debaty pomiędzy dwoma zespołami roboczymi. To zajmuje trochę czasu, kiedy wolisz iść do domu na koniec dnia, zamiast pozostać w korytarzu, aby zachęcić pracownika. I potrzeba czasu, aby odłożyć na później przerwę na cały dzień i iść spać, zamiast odpowiadać na kolejne późne wiadomości e-mail.

Skuteczna komunikacja wymaga czasu i wysiłku, a chociaż miejsce pracy nie może zostać uznane za jedno z "najlepszych miejsc pracy" przez znaczące czasopismo, nadal nie powinno ono cierpieć z powodu najbardziej szkodliwych negatywnych konsekwencji złej komunikacji, które obejmują:

• Niższa wydajność. Pracownicy, którzy czują się opuszczeni, pozbawieni motywacji lub niezadowoleni, mogą spędzać czas na współczuciu ze swoimi kolegami; inni znajdą niedziałające działania, które zajmą ich uwagę w czasie pracy.
• Nieodebrane terminy. Pracownicy, którzy nie wiedzą, jak wykonać zadanie, prawie na pewno będą z tym walczyć. * Częsta absencja. Pracownicy, którzy zmagają się z jedną z tych emocji, często mają trudności z pojawieniem się w pracy. Są chorzy, w porządku - czuć się z dala od pętli.
• Wysokie obroty. Każdy wie, że pozbawieni praw pracownicy, którzy czują się tak, jakby nie mieli głosu w miejscu pracy, decydują się na przerwanie strun głosowych przez rzucenie palenia.
• Większa liczba obrażeń w miejscu pracy. Wynika z tego, że pracownicy, którzy są źle poinformowani lub niedoinformowani o właściwych praktykach popełniają więcej błędów i mają więcej wypadków przy pracy.
• Słaba obsługa klienta. Kolejna pewność: Prawie wszystko, co dotyczy małej firmy, zatacza koło, zaczynając od właściciela, przenosząc się do pracowników i kończąc na kliencie. Dobra usługa to szczęśliwy wynik lub smutna ofiara komunikacji organizacyjnej.

Na tym tle innowacja nie ma szans - i być może nie interesuje Cię biznes, w który zainwestowałeś tyle nadziei. Jednak dzięki zaangażowaniu i praktyce każdy mały właściciel firmy może nauczyć się skutecznego komunikatora w miejscu pracy. W końcu właściciele małych firm to więcej niż świetni rozmówcy; jako grupa, są one również wyróżniane jako ponadprzeciętne osiągnięcia.