Przykłady ról zespołu administracyjnego

Pracownicy administracyjni stanowią trzon większości firm korporacyjnych, wykonując rodzaje zadań niezbędnych do funkcjonowania firm, ale które mogą być zbyt czasochłonne dla menedżerów. Pracownicy wykonujący zadania administracyjne w małych firmach mogą być równie ważni, jak pracownicy korporacyjni. Posiadanie zespołu administracyjnego na pokładzie w Twoim małym przedsiębiorstwie może pozwolić ci skupić się na zadaniach bezpośrednio związanych z rozwojem firmy, a nie ugrzęznąć w szczegółach administracyjnych.

Obsługa połączeń telefonicznych

Zespoły administracyjne obsługują zarówno połączenia przychodzące, jak i wychodzące. Na przykład recepcjonista może odpowiedzieć na wszystkie połączenia przychodzące, ustalić, kto jest najlepszą osobą w organizacji, aby odebrać połączenie, a następnie odpowiednio przekierować połączenie. Asystent administracyjny, jako kolejny przykład, może dzwonić do klientów w imieniu swoich przełożonych, aby sprawdzić zadowolenie klientów z ich ostatnich zakupów.

Mailingi

Pracownicy administracyjni zwykle mają za zadanie zajmować się całą korespondencją pocztową. Pracownicy biurowi mogą być odpowiedzialni za sporządzanie listów, drukowanie materiałów do korespondencji i obsługę faktycznych wysyłek, w tym kupowanie znaczków w pobliskim urzędzie pocztowym lub bezpośrednią pracę z przedstawicielami dostawców usług, takich jak FedEx.

Wprowadzanie danych

Wprowadzanie danych to czynność wprowadzania informacji z wydrukowanej strony do komputerowej bazy danych lub ręcznego wprowadzania danych z jednej aplikacji do drugiej. Pracownicy administracyjni na przykład w dziale księgowości mogą ręcznie wprowadzać informacje o fakturach do systemu księgowego. Pracownicy działu marketingu, jako kolejny przykład, mogą wprowadzać ilościowe dane o klientach z raportów zarządczych wielu sklepów detalicznych do osobnej bazy danych.

Planowanie

Pracownicy biurowi najczęściej wykonują wszystkie czynności związane z planowaniem dla swoich przełożonych. Zespoły administracyjne obsługują rezerwacje lotów i hoteli, spotkania klientów, rezerwacje kolacji i seminariów, transport limuzynami i praktycznie dowolne zadania związane z harmonogramowaniem, które mogłyby odebrać produktywność przełożonych.

Inne projekty

Miejsca pracy administracyjnej mogą mieć reputację powtarzalnych lub przyziemnych, ale często mają szeroki zakres obowiązków, które nieustannie stawiają nowe wyzwania. Zespół administracyjny dla małej firmy może zostać wprowadzony na pokład w celu wykonania nowych zadań z każdym tygodniem lub miesiącem, pomagając menedżerom firm w praktycznie wszystkich dużych projektach w miarę rozwoju firmy. Asystenci mogą np. Drukować i montować duże ilości materiałów marketingowych, podczas gdy w następnej kolejności pomagają grupie fokusowej w lokalnej kawiarni.