Przykłady uzasadnień budżetu

Budżet może być potężnym narzędziem zarządzania. Dokładny budżet pozwala firmie przewidzieć koszty operacyjne i zaplanować powtarzalne koszty. Wprowadzenie liczb do formularza podsumowania budżetu jest tylko częścią procesu budżetowania. Menedżer, który tworzy budżet, musi również podać szczegółowe wyjaśnienie każdej pozycji, znane jako uzasadnienie budżetu lub narracja budżetowa, aby wesprzeć te liczby.

Zatrudnienie

Dodanie liczby pracowników do budżetu wymaga od menedżera podania kilku czynników. Uzasadnienie budżetowe powinno zawierać tytuł stanowiska, powód, dla którego wydział potrzebuje nowego pracownika, tytuł stanowiska i zakres wynagrodzenia. Przykład uzasadnienia budżetowego dla nowego asystenta administracyjnego to: "Asystent administracyjny: 1 @ 35 000. Dział sprzedaży potrzebuje dodatkowego asystenta administracyjnego do obsługi trzech nowych menedżerów sprzedaży, którzy zostali zatrudnieni w zeszłym roku. Jest to stanowisko pełnoetatowe. zakres lokalnych wynagrodzeń na tym stanowisku wynosi od 33 000 do 36 000 USD. "

Ekwipunek i zapasy

Sprzęt i materiały biurowe obejmują wiele elementów, których pracownik potrzebuje do wykonania swojej pracy. Opisywanie tych elementów jest częścią procesu uzasadniania budżetu. Jeśli kierownictwo musi obniżyć wydatki, szczegółowy budżet ułatwia podjęcie świadomej decyzji o tym, które elementy należy zmniejszyć. Na przykład:

Sprzęt biurowy i materiały dla nowego asystenta administracyjnego: 2.225 USD. Podział: 1 komputer przy 1000 $ (obejmuje procesor, monitor, klawiaturę i oprogramowanie o standardowej konfiguracji). 1 stacja robocza @ 1000 USD (obejmuje standardowe biurko komputerowe, szafkę i krzesło). Materiały biurowe @ 225 USD (obecny roczny budżet na dostawy biurowe podzielony przez liczbę pracowników to 225 USD).

Ten przykład daje kierownictwu możliwość obniżenia o 225 USD z budżetu, jeśli musi dokonać redukcji, zamiast losowego wybierania kwoty do wycięcia.

Kapitalizacja

Firma musi kapitalizować niektóre wydatki, które stają się aktywami i przenosić je w swoich księgach w miarę upływu czasu. Szczegółowe uzasadnienie budżetu określa, czy wydatek jest wydatkiem kapitałowym, kosztem operacyjnym lub wydatkiem, który firma wlicza do kosztu własnego sprzedaży. Przykładem skapitalizowanego wydatku jest: "Zastąp system HVAC w centrali: 36 000 USD Cena jest oparta na wygrywającej ofercie i będzie pisana wielką literą zgodnie z jednolitymi zasadami kapitalizacji."

Koszty pośrednie

Budżet powinien również zawierać uzasadnienie kosztów pośrednich. Koszty pośrednie są często odzwierciedlone jako procent bezpośrednich wydatków. Koszty takie jak amortyzacja i narzędzia są kosztami pośrednimi. Podobnie, koszty, które przynoszą korzyści całej organizacji, ale nie mogą być łatwo przypisane do projektu, takie jak wspólne usługi sekretarskie i usługi powiernicze, są uważane za koszty pośrednie. Po zestawieniu wydatków bezpośrednich menedżer sumuje wydatki i zawiera uzasadnienie budżetowe dotyczące kosztów pośrednich. Na przykład: "Koszty pośrednie: 10 000 USD, koszty bezpośrednie wynoszą 100 000 USD, a wskaźnik kosztów pośrednich wynosi 10 procent, 100 000 x 10" 10 000 ".