Jak pisać komunikaty prasowe dotyczące promocji wydarzenia

Bębnienie reklam poprzez dobrze przygotowane informacje prasowe na nadchodzące wydarzenie jest kluczowym elementem przyciągającym gości. Niezależnie od tego, czy przyciągasz uwagę mediów na imprezę charytatywną, wieczór otwarcia wystawy sztuki czy innego rodzaju spotkania towarzyskiego na dużą skalę, twoja informacja prasowa pozwala mediom i społeczeństwu poznać naturę wydarzenia i kogo chcesz wziąć udział dając szczegółowe informacje na temat celu i celów zgromadzenia.

Użyj właściwego formatu informacji prasowych

Zrób pierwsze wrażenie z dziennikarzami, używając standardowego formatu do pisania informacji prasowych. Gdy dziennikarze lub redaktorzy mogą szybko przejrzeć informacje prasowe i zrozumieć szczegóły wydarzenia na pierwszy rzut oka, będą częściej odpowiadać i pisać historię o swoim wydarzeniu. Standardowy format do obejrzenia obejmuje nagłówek, trzy lub cztery akapity opisujące wydarzenie, a następnie dodatkowe informacje, takie jak adres wydarzenia i dane kontaktowe. Zawsze pisz w trzeciej osobie - nie używaj zaimka "I."

Skoncentruj się na swojej zamierzonej publiczności

Chociaż wysyłacie informację prasową do lokalnych organizacji medialnych i dziennikarzy, musicie zwrócić uwagę na czytelnictwo. Wybierz gazety i czasopisma, których czytelnicy będą czuli się zmotywowani do przeczytania informacji prasowej na temat Twojej aktywności lub wydarzenia. Na przykład znajdź dokumenty, które zwykle przedstawiają informacje o galach charytatywnych, jeśli twoje wydarzenie jest zbiorem pieniędzy. Wykonaj badania dotyczące każdej organizacji medialnej, w której planujesz wysłać komunikat prasowy i wprowadź odpowiednie zmiany, aby dopasować ton komunikatu prasowego, aby dotrzeć do tego konkretnego czytelnictwa.

Użyj tonów dziennikarskich

Traktuj swój komunikat prasowy jako obiektywną wiadomość o swoim wydarzeniu. Podaj istotne fakty, odnoszące się do Twojej organizacji po imieniu i jako temat utworu. Nie skontaktujesz się bezpośrednio z czytelnikami; zamiast tego po prostu podaj szczegóły dotyczące wydarzenia. Pisz pewnie i pamiętaj, by odpowiedzieć na pięć krytycznych "W" i "H" zgłaszania: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak. Trzymając się tego podstawowego ideału w piśmie, pomożesz natychmiast wzbudzić zainteresowanie dziennikarza lub redaktora.

Zatwierdź swoje wydanie przed przesłaniem go

Ponieważ szczegóły są tak ważne w twojej informacji prasowej, upewnij się, że dokonałeś korekty więcej niż raz, szczególnie, aby uzyskać prawidłowe informacje kontaktowe. Gorsze niż nie wysyłanie informacji prasowej jest wysyłanie jednego z niedokładnymi informacjami. Chroń swoją reputację, a także promocję wydarzenia, które promujesz, doskonaląc swoją kopię prasową przed jej wysłaniem. Przesyłając starannie sprawdzoną i czystą kopię, pomożesz zbudować profesjonalną relację z dziennikarzami i redaktorami, z którymi prawdopodobnie ponownie się skontaktujesz w przyszłości.