Przykłady problemów komunikacyjnych w miejscu pracy

Problemy z komunikacją w miejscu pracy mogą mieć negatywny wpływ na morale, produktywność i międzyresortowe stosunki pracy. Pozostawione niezaznaczone, bieżące problemy komunikacyjne mogą potencjalnie obniżyć zyski, zwiększyć obroty i prowadzić do błędów, które negatywnie wpływają na wizerunek publiczny firmy. Rozpoznawanie i rozwiązywanie typowych problemów może łagodzić problemy, zanim wymkną się spod kontroli. Obserwuj powszechne problemy z komunikacją w miejscu pracy i szybko je usuwaj.

Brak komunikacji w pełni

W miejscu pracy zdominowanym przez szybkie odpowiedzi za pośrednictwem wiadomości tekstowych i e-mail, szczegóły mogą zostać utracone, przeoczone lub źle zrozumiane. Odpowiedź "tak" na serię pytań w e-mailu nie jest jasna. Odpowiedź "OK" na pytanie, czy możesz przejrzeć dokument, nie odpowiada na pytanie, gdzie dokument jest przechowywany, jakiego rodzaju weryfikacja jest wymagana, lub kiedy zmiany muszą zostać zwrócone.

Rozwiązanie: Wysyłaj żądania e-maili w sposób jasny i szczegółowy, a odpowiedzi powinny być kompletne i wyczerpujące. Zanim naciśniesz Wyślij, zadaj sobie pytanie:

• Czy odpowiedziałem na każde pytanie w całości?

• Czy odbiorca ma jakieś zaległe pytania po przeczytaniu mojego e-maila?

Zakładając, że ktoś inny ma piłkę

Kiedy uczestniczysz w sesji grupowej burzy mózgów, e-mailu grupowego lub projektu grupowego, zawsze możesz założyć, że ktoś inny ma zadanie. Kiedy wszyscy zakładają, że ktoś inny zajmuje się sprawami, piłka jest nieuchronnie upuszczana, co prowadzi do wskazywania palcem, obwiniania i nieosiągania terminów.

Rozwiązanie: W każdej dynamice grupy musi znaleźć się osoba, która wyznaczy i wyjaśni role po zakończeniu dyskusji lub debaty. E-mail grupowy, który wyjaśnia, kto robi co i kiedy usprawnia inicjatywy grupowe.

Niepowodzenie samodzielnej edycji

Samodoskonalenie to dobra technika biznesowa do nauki zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. Nieuwzględnienie tego, co masz zamiar napisać lub powiedzieć, może doprowadzić do załamania komunikacji, ponieważ nie jesteś w pełni wyrazem swoich myśli lub reagujesz bez myślenia, co prowadzi do zranienia uczuć i nieporozumień.

Rozwiązanie: Przed naciśnięciem przycisku Wyślij sprawdź zawartość, pisownię, gramatykę i ważność. Następnie sprawdź swój ton, aby upewnić się, że odbiorca nie może źle zrozumieć twoich słów. Mówiąc w gorącym otoczeniu, wybierz słowa dokładnie i przeprowadź je przez filtr mentalny co najmniej raz, zanim wypowiesz je głośno.

Będąc nieprzygotowanym

Jeśli spóźnisz się na spotkanie lub zbliżasz się do ostatecznego terminu i nie jesteś przygotowany, możesz ulec pokusie, by go usunąć. Gdy jesteś nieprzygotowany, mogą wystąpić błędy, nieporozumienia, a nawet błędne ukierunkowanie projektu lub zadania.

Rozwiązanie : Bądź zorganizowany i przygotowany. Jeśli tak nie jest, lepiej przyznać, że potrzebujesz więcej czasu, niż rzucić pomysł na ścianę i mieć nadzieję, że się pojawi.

Korzystanie z niewłaściwego narzędzia komunikacji

Są chwile, kiedy wiadomość e-mail jest odpowiednia, a innym razem, gdy bardziej odpowiada rozmowa telefoniczna lub spotkanie osobiste. Źle ocenianie sytuacji i wybieranie niewłaściwego narzędzia może doprowadzić do załamania komunikacji i wywołać zamieszanie, nieporozumienie i zranić uczucia.

Rozwiązanie: Jeśli wymieniasz niewrażliwe informacje codziennie, poczta e-mail jest w porządku. Jeśli próbujesz rozplątać lepszą sytuację z dezinformacją, rozmowa telefoniczna lub sesja Skype pozwala na bardziej efektywną wymianę zdań. Jeśli dostarczasz złe wieści lub prowadzisz poważną lub sporną debatę, najlepszym podejściem jest podejście osobiste. Pozwala na czytanie mowy ciała, mierzenie temperamentu i nawiązanie osobistego kontaktu.

Przeniesienie

Czasami przesadzamy, kiedy mówimy, zanim pomyślimy. Innym razem plotkujemy i wymieniamy niewłaściwe informacje. Czasami niechlujstwo powoduje nadmierne dzielenie się lub uwalnianie informacji osobistych lub poufnych - pomyśl o scenariuszu, w którym przypadkowo trafiłeś "odpowiedz wszystkim" lub "prześlij dalej" w rozmowie e-mailowej, w której zarówno ty, jak i twój kolega rozmawiają w obraźliwy sposób na temat klienta.

Rozwiązanie: Podkreśl potrzebę poufności w miejscu pracy, utrzymuj wrażliwe spotkania za zamkniętymi drzwiami, powstrzymuj się od umieszczania poufnych lub poufnych informacji w wiadomościach e-mail i zatrzymuj plotki na swój sposób.

Sprawna i skuteczna komunikacja zaczyna się od góry do dołu. Jeśli nie masz jeszcze polityki komunikacji opartej na sprawdzonych metodach, utwórz ją i wykorzystaj do orientacji i szkoleń dla pracowników. Należy również pamiętać, że czasami problemem, który wydaje się być wynikiem złej komunikacji, może być nieskuteczna praktyka biznesowa, słaba organizacja lub słabe umiejętności zarządzania czasem. Przed obwinianiem problemów komunikacyjnych należy ocenić inne przyczyny załamania się skutecznych operacji.