Czynniki udanej poprawy procesu

Udane czynniki poprawy procesu różnią się w zależności od firmy i rodzaju procesu. Podczas gdy jedna firma zajmuje się zmniejszaniem skarg klientów, inna może potrzebować zwiększenia produkcji lub eliminacji odpadów i przeróbek. Niezależnie od wyniku końcowego wszystkie udane inicjatywy mające na celu usprawnienie procesów mają pewne wspólne elementy.

Zaangażowanie w zarządzanie

Projekt poprawy procesu wymaga przywództwa i wsparcia od najwyższego poziomu organizacji. Podczas gdy członkowie zarządu lub członkowie zespołu wykonawczego nie mogą uczestniczyć w zespołach zajmujących się doskonaleniem, służą jako cheerleaderki i mentorzy dla osób pracujących nad różnymi częściami procesu doskonalenia. Kontrolują także finanse i dostępność pracowników. Mogą wykazać swoje zaangażowanie, kierując procesem od góry, czyniąc proces priorytetowym, zachęcając zespoły i okazując uznanie.

Eksperci w dziedzinie tematyki (MŚP)

Podczas gdy kierownictwo musi wykazać się zaangażowaniem, inicjatywy doskonalenia procesów są skazane na porażkę, jeśli kierownictwo próbuje ulepszyć zamknięte spotkania bez udziału ekspertów merytorycznych - nadzorców i pracowników, którzy faktycznie wykonują pracę. Udane zespoły doskonalenia procesów składają się z pracowników najbardziej zbliżonych do procesu. Podczas gdy menedżerowie mogą mieć wiedzę na temat procesu, mogą nie mieć z dnia na dzień doświadczenia z pierwszej ręki na temat pracy na linii produkcyjnej lub rozwiązywania skarg klientów. Zespół powinien obejmować pracowników z różnych zmian lub działów, których dotyczy lub wnosi wkład w proces.

Czas i zasoby

Inicjatywy usprawniania procesów zabierają czas i zasoby z dala od codziennych operacji. Członkowie zespołu muszą żonglować regularnymi obowiązkami służbowymi przy przydzielaniu zadań procesowych. Może to powodować stres, nieporozumienia i nieszczęśliwych współpracowników, którzy muszą podjąć dodatkową pracę. Menedżerowie mogą potrzebować zmieniać harmonogramy pracy, aby umożliwić członkom zespołu poświęcenie czasu na przetwarzanie zadań usprawniających. Może to obejmować przypisanie niektórych obowiązków współpracownikom lub zatrudnieniu pracowników tymczasowych. Drużyny mogą również potrzebować dodatkowego oprogramowania, komputerów lub innych zasobów i sprzętu do zbierania i analizowania danych oraz mierzenia poprawy procesu.

Cele i pomiary

Bez jasnych celów i pomiarów trudno jest stwierdzić, czy projekt jest naprawdę udany. Cel musi być konkretny. Zmniejszanie skarg klientów jest godnym celem, ale akceptowalna miara sukcesu może być różna. Zespół zarządzający może wymagać 100-procentowej stopy zadowolenia klienta, podczas gdy agenci obsługi klienta uważają, że cel 95% jest realistyczny. Klienci, pracownicy i kierownictwo mogą mieć oddzielne cele dla pojedynczego projektu. Cele, które wskazują na udoskonalenie procesu i standardy pomiaru, utrzymują projekt na dobrej drodze i pomagają członkom zespołu wprowadzać poprawki na bieżąco.