Jak pisać standardowe procedury operacyjne (SOP) dla kontroli dokumentów

Organizacje i korporacje wszelkiego rodzaju używają dokumentów do przekazywania wiadomości zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz. Aby organizacja zachowała wydajność, musi opracować mechanizmy kontrolowania i organizowania tych dokumentów. W rzeczywistości Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna lub ISO publikuje wytyczne, które organizacje pozarządowe mogą stosować w celu spełnienia standardów jakości. W punkcie 4.2.3 normy ISO 9001 wyjaśniono te wytyczne.

1.

Zarys procesu zatwierdzania dokumentu przed wydaniem. Wyjaśnij, kto jest odpowiedzialny za zatwierdzenie dokumentu i kto musi podpisać dokument, aby został zatwierdzony. Na przykład niektóre organizacje wymagają podpisu od kierownika ds. Jakości, podczas gdy inne mogą wymagać podpisów zatwierdzających od wielu osób na najwyższych stanowiskach kierowniczych, takich jak wiceprezes lub prezydent.

2.

Określ standardowe procedury operacyjne dla aktualizacji dokumentów i recenzji po wstępnej akceptacji. Należy określić, czy dokumenty muszą być poddawane przeglądom i okresowo aktualizowane (np. Co pół roku) lub w razie potrzeby w celu uwzględnienia zmian lub braków w dokumentach. Wyjaśnij mechanizmy rejestrowania przeglądu dokumentów i późniejszego ponownego zatwierdzania dokumentów. Wiele organizacji wymaga tych samych podpisów do ponownego zatwierdzenia, podobnie jak w przypadku wstępnego zatwierdzania dokumentów.

3.

Napisz kroki potrzebne do prawidłowego zidentyfikowania i zapisania zmian w dokumencie. Na przykład możesz wymagać zachowania historii zmian w każdym dokumencie, który zawiera listę zmian wprowadzonych w każdej wersji. Wyjaśnij system używany do identyfikacji bieżącej rewizji dokumentów, takich jak system liter i cyfr (np. Obj. 23).

4.

Utwórz i wytłumacz system do przechowywania i organizowania aktualnych wersji dokumentów. Można na przykład użyć serwera sieciowego organizacji do elektronicznego przechowywania plików dokumentów lub zlecić przechowywanie dokumentów papierowych. W każdym przypadku należy wyjaśnić, w jaki sposób pracownicy lub upoważnieni przedstawiciele mogą uzyskać dostęp do dokumentów i dozwolonych przywilejów (np. Drukowanie lub kopiowanie).

5.

Wyjaśnij, w jaki sposób oficjalne dokumenty będą czytelne i możliwe do zidentyfikowania. Na przykład na dokumentach elektronicznych objaśnij system nazw plików, którego używasz. W przypadku dokumentów papierowych wyjaśnij, w jaki sposób dokumenty muszą być obsługiwane i przechowywane (np. Laminowanie lub kopiowanie dokumentów).

6.

Utwórz sekcję w swoich SPO poświęconych organizacji i kontroli dostępu do dokumentów zewnętrznych. Sporządź listę dokumentów zewnętrznych, z których korzystasz (np. Dokumenty rządowe lub autorów). Wyjaśnij procedury identyfikacji i organizowania tych dokumentów w Twojej firmie i tego, jak będziesz na bieżąco z aktualnymi wersjami (np. Pobieranie dokumentów agencji rządowych online).

7.

Napisz metodę identyfikacji nieaktualnych dokumentów, jeśli są zatrzymane i zapobiegają niezamierzonemu użyciu tych dokumentów. Na przykład niektóre firmy niszczą lub pozbywają się przestarzałych dokumentów natychmiast po zidentyfikowaniu aktualnej wersji. Zapobiega to kłamaniu starych dokumentów i sprawia, że ​​nie są przypadkowo używane.