Faks etykieta

Przesyłanie materiałów biznesowych faksem stało się w dużej mierze skomputeryzowane, chociaż zasady etykiety dotyczące komunikacji biznesowej nadal obowiązują. Ma to zapewnić profesjonalną prezentację i że faksy trafiają do zamierzonych odbiorców, a poufne informacje są przechowywane w tajemnicy. Etykieta faksu pomaga również w ustanawianiu wewnętrznych reguł i wytycznych, aby usprawnić proces faksowania.

Identyfikatory wychodzących faksów

Niezależnie od tego, czy wysyła się faks w formie elektronicznej, czy faksem, każdemu faksowi należy zawsze towarzyszyć informacje identyfikujące. Powinno to obejmować nazwę firmy i logo, dane kontaktowe oraz nazwisko osoby wysyłającej faks. Należy również podać datę przesłania faksu, rodzaj i rozmiar załącznika oraz notatkę wskazującą przyczynę faksu.

Bez spamowania

Nie używaj swojego faksu do wysyłania spamu lub niezamówionych reklam - tylko drażni Twoich klientów. Ograniczaj faksy do żądanych informacji i okazjonalnych aktualizacji wiadomości, a także niech skracają niedostarczone faksy - maksymalnie jedna lub dwie strony. Podobnie, chroń swój numer faksu, aby nie dostał spamu. To może przywiązać twoją maszynę i marnować papier i atrament. Podawaj numer faksu tylko w razie potrzeby i zniechęcasz do osobistego faksowania przez pracowników.

Chroń poufne informacje

Nie kłaść kursora, gdy inne osoby wysyłają faksy, a gdy widzisz nowy faks w zasobniku, wyjmij go, odwróć, włóż do skrzynki odbiorczej lub dostarcz go osobiście. Pomoże to zachować poufność informacji prywatnych. W razie potrzeby należy priorytetowo używać telefaksu, aby zapewnić natychmiastowe zaspokojenie potrzeb związanych z bezpośrednim wysyłaniem i odbieraniem.

Reguluj faksowanie

Jeśli to możliwe, powierz faksy przychodzące i wychodzące asystentowi administracyjnemu, który może priorytetyzować potrzeby faksu i upewnić się, że dokumenty docierają tam, gdzie idą. Eliminuje to konieczność czekania w kolejce na faks, regularne sprawdzanie maszyny lub dżokeja na pozycję. Posiadanie jednej osoby odpowiedzialnej za to zadanie może usprawnić działanie i sprawić, że faksowanie stanie się bardziej wydajne.

Kiedy nie faksować

Pamiętaj, że faksy mogą być postrzegane przez więcej oczu niż te, które należą do nazwy na okładce. Nie wysyłaj prywatnych informacji, takich jak zapisy personelu lub dane finansowe firmy, które mogłyby potencjalnie spowodować szkody w nieodpowiednich rękach. Rozważ doręczenie przesyłki nocnej lub nawet przesyłki pocztowe dla tego typu danych.