Jak napisać skuteczną odpowiedź negatywną dla pracownika

Chociaż możesz życzyć, abyś mógł powiedzieć swojemu pracownikowi "tak" dla każdego zapytania lub prośby, nie jest to realistyczne pragnienie. Jako właściciel małej firmy czasami masz mniej opcji i zasobów, co sprawia, że ​​musisz powiedzieć "nie". Napisz skuteczną odpowiedź negatywną dla pracownika. Możesz być w stanie zapewnić zachęty, alternatywy lub pomysły na rozwiązania, które pozytywnie rozwiązują tę sytuację.

1.

Zbieraj zasady firmy, które wspierają Twoją negatywną reakcję. Jeśli na przykład pracownik poprosił o udostępnienie zadania, a firma nie zapewnia tej korzyści pracownikom, znajdź zasady firmy określające podział zadań. Jeśli twój pracownik prosi o korzyści zdrowotne, których nie zapewnia twoja firma, znajdź dokumentację zasobów ludzkich, która przedstawi tę korzyść.

2.

Napisz formalne powitanie, aby rozpocząć negatywną odpowiedź. Na przykład możesz napisać: "Droga Karen: Dziękuję za skontaktowanie się z kierownictwem z twoją prośbą."

3.

Podziel się dyplomatycznie negatywną odpowiedzią. Na przykład możesz napisać: "Niestety, obecnie nie możemy udzielić Ci prośby o udostępnienie pracy. Ze względu na wielkość naszej firmy i ograniczoną liczbę osób zatrudnianych przez nas, nie mamy zasobów ani personelu, aby uczynić z tego możliwą opcję dla pracowników. "Ułóż swoją negatywną odpowiedź w sposób jasny i zwięzły, podając co najmniej jeden powód odpowiedź.

4.

Ułatw sobie odpowiedź negatywną za pomocą czegoś zachęcającego lub pozytywnego, jeśli to możliwe. Na przykład możesz napisać: "Rozumiemy, jak atrakcyjne jest dzielenie się pracą dla wielu pracowników i jesteśmy zobowiązani do zapewnienia pozytywnego i korzystnego środowiska pracy dla naszych pracowników. Będziemy dążyć do dodania korzyści, takich jak podział pracy do naszego biznesplanu, gdy tylko będzie to możliwe. "

5.

Dziękuję pracownikowi za jej cierpliwość i kontynuację służby. Podpisz list. Dołącz dokumentację uzupełniającą, aby uzyskać odpowiedź negatywną.

Wskazówka

• Niezależnie od sytuacji, użyj tej samej podstawowej metody przekazywania negatywnej odpowiedzi. Przekaż złe wieści w uprzejmy, ale stanowczy sposób. Podaj powody i zachętę dla pracownika. Dokończ list tak pozytywnie, jak to możliwe.