Zgłoszenia i pomysły organizacyjne

Tak jak chciałbyś wierzyć, że żyjesz w pełni cyfrowym wieku, wciąż jest mnóstwo dokumentów papierowych używanych każdego dnia. Większość kontraktów wymaga oryginalnych podpisów w tuszu, faktury i dowody dostawy są drukowane i wysyłane przy każdym zamówieniu, a dokumenty ofertowe są zwykle drukowane i oprawiane w książkę. Musisz korzystać z pomysłów na zgłoszenia i organizacji, aby mieć pewność, że masz łatwy dostęp do ważnych dokumentów.

Archiwizacja

Jeśli zezwolisz na mieszanie aktywnych plików z plikami zarchiwizowanymi, może to utrudnić znalezienie bieżących dokumentów, niż jest to konieczne. Utwórz dwa systemy segregacji w swojej szafce na dokumenty. Uczyń górną część swojej szafy aktywnymi plikami, a dolną część zarchiwizuj pliki. Zarchiwizowane pliki będą zwykle wymagały więcej miejsca, dlatego należy pozostawić więcej miejsca na szuflady w segregatorze na te pliki. Umieść aktywne pliki w górnej części szafy, aby uzyskać łatwy dostęp i umieść zarchiwizowane pliki na dole.

Kodowanie kolorów

Kiedy patrzysz na szufladę z szufladą na dokumenty, wypełnioną manilskimi folderami, wszystkie mogą wyglądać tak samo. Jednym ze sposobów na ułatwienie znalezienia właściwego pliku jest użycie systemu kodowania kolorów w folderach plików. Możesz kupić kolorowe naklejki do swoich folderów plików w dowolnym sklepie z artykułami biurowymi. Możesz użyć kolorów, aby wyznaczyć różne działy, rozróżnić pliki finansowe od niefinansowych lub złamać pliki przez odpowiedzialność wykonawczą. Aby pomóc innym osobom w używaniu systemu kodowania kolorów, utwórz przewodnik na zwykłym papierze o wymiarach 8 1/2-cala na 11-calowym arkuszu, na którym znajdują się nalepki, wraz z tym, co naklejki mają reprezentować.

Foldery podrzędne

Jeśli masz informacje, które można łatwo podzielić na podkategorie, powinieneś użyć podkatalogów, aby pomóc w ich zapisaniu. Na przykład, jeśli masz serię plików dla każdego z 50 stanów, użyj 50 podfolderów, aby zachować oddzielne informacje w swoim systemie plików. Podfoldery mogą pomóc Ci oddzielić aktywne faktury od płatnych faktur, rozbić różne zapisy personelu działu lub zachować wszystkie informacje dla każdego zamówienia zakupu pogrupowane według numeru zamówienia zakupu.

Keep it Organized

Stwórz regułę biura, że ​​tylko niewielka grupa wyznaczonych osób może pobierać pliki i umieszczać pliki z powrotem w szafkach. Jeśli zezwolisz komukolwiek w firmie na dostęp do plików, to ostatecznie systemy archiwizacji zostaną zignorowane, co spowoduje zamieszanie. Zezwalaj tylko niektórym osobom, które znają systemy, na pobieranie plików dla tych, którzy ich potrzebują, i zwróć pliki po ich zakończeniu.