Finansowe aspekty zarządzania kontraktami

Dobre zarządzanie kontraktami zapewnia, że ​​kontrakty, które Twoja firma podpisuje, nie przekraczają przewidywanych wydatków. Zarządzanie umowami rozpoczyna się, gdy identyfikujesz swoje cele, a następnie kontynuujesz licytowanie, neogitowanie i opracowywanie warunków. Następnie zarządzasz kontraktem poprzez monitorowanie wydajności i egzekwowanie warunków. Dla małej firmy o napiętym budżecie jest to narzędzie do utrzymywania kosztów związanych z balonem.

Dane techniczne

Kiedy apeluje się o oferty od kontrahentów, warto mieć już na uwadze specyfikację projektu. Przejrzyste specyfikacje pomagają kontrahentom ocenić, ile licytować, aby być konkurencyjnymi i opłacalnymi. Ułatwiają także ocenę zalet poszczególnych ofert. Dobre specyfikacje pomagają również rozwiązywać konflikty: jeśli w drodze do pracy toczą się spory o wykonawcę korzystającego z tanich materiałów lub pobierającego zbyt dużo za robociznę, specyfikacje mogą określić, czy naruszył warunki.

Warunki

Jednym z aspektów zarządzania kontraktem jest decydowanie o strukturze płatności kontrahenta. Najprostszym rozwiązaniem jest stała opłata za usługi lub towary. Stałe opłaty ułatwiają ustalenie, ile płacisz, ale może być trudno zaakceptować cenę złożonego projektu. Umowa koszt plus obejmuje koszty kontrahenta plus stałą opłatę; ta struktura jest ryzykowna, ponieważ wykonawca nie ma motywacji do kontrolowania wydatków. Niektórzy menedżerowie kontraktowi faworyzują stałą cenę z dodatkami za wzrost cen pracy lub materiałów.

Zachęty

Jeśli chcesz zachęcić wykonawcę do doskonałości, umowa może zawierać zachęty zwiększające lub zmniejszające płatność wykonawcy w zależności od tego, jak on postępuje w porównaniu z punktem odniesienia w umowie. Możesz zaoferować zachęty do ukończenia wcześniej, ukończenia budżetu lub dostarczenia najwyższej jakości - w zależności od tego, co jest najważniejsze - lub wielu zachęt obejmujących więcej niż jeden poziom odniesienia. Musisz ukształtować zachęty tak, aby były możliwe do osiągnięcia, ale tylko w celu uzyskania znacznie lepszej wydajności.

Zmiany

Bez względu na to, jak dobrze ty i plan kontrahenta, mogą rozwinąć się nieprzewidziane okoliczności. Dostawy mogą być nieoczekiwanie kosztowne; terminy mogą zostać cofnięte z powodu burz; możesz odkryć, że projekt wymaga elementu, który nie został pierwotnie określony. Dobrzy menedżerowie ustalają procedury oceny i zatwierdzania zmian oraz odpowiedniego dostosowywania budżetu projektu. Efektywne zarządzanie kontraktami wymaga przestrzegania procedur, tak aby zmiany nie wpłynęły w większym stopniu na budżet.