Listy kontrolne audytu oszustw dla dealerów samochodowych

Monitorowanie i kontrolowanie aktywów dealerskich pomaga zminimalizować szanse na utratę pieniędzy na wewnętrzne oszustwa. Nie można zapobiec wszelkim nieprawidłowościom fiskalnym, ale można zminimalizować możliwe do wykorzystania słabości, które mogą doprowadzić do wyczerpania zasobów. Ze względu na wartość Twojego ekwipunku i szybkie tempo twojego biznesu, potrzebujesz systemów kontroli, które mogą pomieścić przedsiębiorstwo z wieloma pracownikami, z których niektórzy pracują z wystarczającą autonomią, aby ukryć nieuczciwość.

Oszustwa Motywacje

Przedstawiciele dilerów, którzy kradną od swoich pracodawców, wykazują trzy cechy wspólne dla osób, które dopuszczają się takich oszustw wewnętrznych. Po pierwsze, czują potrzebę lub pilność - długi, uzależnienia, problemy osobiste - które prowadzi ich do łamania prawa. Po drugie, znajdują uzasadnienie, aby wyjaśnić lub usprawiedliwić swoje zachowanie. Po trzecie, uważają, że ich oszustwo jest czymś, co mogą popełnić, nie będąc złapanym. Badanie potencjalnych pracowników pod kątem trudności finansowych, historii kryminalnej i nadużywania substancji może pomóc w zidentyfikowaniu osób, które mogą motywować do kradzieży. Jeśli utrzymujesz miejsce pracy, w którym indywidualne składki zyskują godziwe uznanie, a relacje w hierarchii zarządzania mają wysoki priorytet, minimalizujesz poczucie niesprawiedliwego traktowania lub niedocenianego wysiłku, który może prowadzić do motywacji oszustów.

Rozdzielenie obowiązków

Oszustwa mogą powstać w wyniku dostępu do możliwości, które je podpowiadają. Na przykład, jeśli te same osoby, które zatwierdzają wydatki, mogą pisać i podpisywać kontrole dealerów, łączą zbyt wiele form dostępu finansowego w swoich opisach stanowisk. Jeśli sprzedawcy mogą dodawać opcje i dodatki - takie jak ochrona antykorozyjna i dodatkowa gwarancja - bez sprawdzania, że ​​klienci wyrazili na nie zgodę, stwarzają możliwości zwiększenia kosztów. Nawet jeśli masz pewność, że zatrudniłeś najbardziej uczciwych ludzi na planecie, natychmiastowe umieszczenie fiskalnej pokusy pod ich nosami może przynieść nieprzyjemne rezultaty. Im wyższy pracownik znajduje się w hierarchii, tym większy dostęp do wartościowych przedmiotów i większy wpływ, jeśli cię oszuka.

Podatki i listy płac

Brak pokrycia wszystkich wymaganych sprzedaży, podatki federalne i podatkowe mogą spowodować zamknięcie całej Twojej firmy i narazić Cię na ciężkie kary prawne. Te przekazy pieniężne stanowią niekończącą się rzekę pieniędzy, część w gotówce, która przepływa przez twoją operację. Z tych dwóch powodów ważne jest monitorowanie i kontrolowanie tych wydatków. Podobnie, sprawdź swoją listę płac, aby upewnić się, że wszyscy wymienieni w książkach faktycznie pracują dla Ciebie. Im większa operacja, tym łatwiej pracownik może wstawić fantomowego pracownika lub zmienić godziny pracy, płace lub świadczenia.

Skrupulatne prowadzenie dokumentacji

Odblokowana szafka zasilająca lub dział części, minimalny nadzór nad firmowymi kartami kredytowymi lub książeczkami czekowymi lub przyjmowanie fałszywych raportów wydatków może prowadzić do strat. Auto dealerships zamawiają, magazynują, sprzedają i dostarczają tak wiele produktów, że pracownicy mogą skubać papierowe i częściowe pióra bez brakujących rzeczy, które stają się oczywiste - chyba że zatrzymasz i sprawdzisz zapasy. Ponadto wymaganie od całej Twojej siły roboczej corocznych wakacji pomaga ujawnić oszustwa na dwa sposoby. Po pierwsze, umieszczenie innego pracownika w fotelu dla wczasowicza może doprowadzić do oszustw z czerwoną flagą do świeżej pary oczu. Po drugie, urlopowicze nie mają dostępu do materiałów i rejestrów, których potrzebują, aby kontynuować trwające oszustwo i mogą nie być w stanie powrócić do niego po powrocie.

Schematy kredytowe

Obserwuj dowody, że Twój dział finansowy gra przynęty i przełącza się z wynikami kredytowymi klientów. Nieprawidłowe przedstawienie zatwierdzeń, stóp procentowych lub innych aspektów zawierania transakcji i kupowanie różnicy między tym, co klienci powinni byli zapłacić, a fakturami faktycznie wystawionymi na fakturze, może zmniejszyć marżę zysku. Jeśli Twój dział samochodów używanych trafi do klientów, którzy nie mają idealnego kredytu, wysłuchanie, jak menedżer finansowy odsyła ich do pożyczek o wyższym oprocentowaniu, nie wywoła podejrzeń, które mogłyby powstać, gdyby klienci o wysokich ocenach kredytowych napotykali tę samą formę obniżenia ratingu. Nie pozwól swoim pracownikom wykorzystywać twoich klientów jako narzędzia do popełniania oszustw.